Lista de comprobación para revisar el Índice de contenidos GRI: 25 comprobaciones antes de la publicación

Estado técnico: borrador de publicación basado en las fuentes; se requiere una revisión técnica humana final antes de su publicación.

El Índice de contenidos GRI es el mapa de navegación de la información comunicada. En virtud del Requisito 7 de GRI 1, debe identificar la afirmación sobre la elaboración del informe, la edición de GRI 1, las Normas Sectoriales aplicables, los temas materiales, las divulgaciones comunicadas, las fuentes, las ubicaciones y las razones de omisión, junto con información específica de las Normas Sectoriales. El Requisito 8 establece la declaración de uso. Estas no son preferencias de formato: forman parte de las condiciones para elaborar un informe de conformidad.

Por lo tanto, una revisión final tiene dos objetivos. Comprueba el índice como documento de elaboración del informe y comprueba el recorrido desde cada fila hasta la divulgación publicada. El segundo objetivo es donde fallan muchas revisiones. Un número de página puede ser exacto y, aun así, conducir a un encabezado, una declaración de política genérica o una respuesta parcial. La persona revisora debe comprobar la divulgación a nivel de requisito.

Congele el conjunto de publicaciones candidato. Identifique el PDF exacto del informe, el archivo del Índice de contenidos, el informe anual, el informe de aseguramiento y las páginas web que se comprobarán. Los enlaces de borrador no son pruebas aceptables.

Asigne la comprobación independiente de las filas. La persona que elaboró el índice no debería ser la única persona que abra las referencias y juzgue la integridad.

Compruebe primero las afirmaciones y la estructura. Resuelva la declaración de uso, el período, las Normas Sectoriales aplicables y los temas materiales antes de comprobar cientos de ubicaciones de filas.

Compruebe por requisito, no solo por divulgación. Divida las divulgaciones complejas en sus requisitos identificados mediante letras y números, y registre las deficiencias parciales.

Registre las pruebas de aprobación. Una comprobación solo está completa cuando la persona revisora registra qué abrió, qué coincidió y qué versión se comprobó.

Bloquee y archive. Después de la aprobación, los cambios en el texto del informe, las páginas web, las cifras o los enlaces activan una nueva comprobación específica antes de la publicación.

Figura 1. Las 25 comprobaciones se agrupan en cinco puertas de control de la publicación.

Utilice la columna «pruebas de aprobación» como registro mínimo en el archivo de revisión. Otra persona revisora debería poder reproducir una aprobación. Los ejemplos de fallos son diagnósticos, no exhaustivos.

Las primeras cinco comprobaciones protegen la declaración de más alto nivel. Para presentar información de conformidad, GRI 1 establece el patrón de la declaración: “[Name] has reported in accordance with the GRI Standards for the period [start and end dates].” La organización no debería improvisar una declaración más contundente, como «certificada por GRI», «plenamente conforme» o «aprobada por GRI». La declaración debe describir la misma organización informante y el mismo periodo que el informe y los contenidos GRI 2.

La aplicabilidad del Estándar Sectorial debe concluirse antes de finalizar el índice. Si se aplica un Estándar Sectorial, su título debe figurar en el índice y sus probables temas materiales deben reflejarse en la evaluación de los temas materiales. Un grupo diversificado puede necesitar más de un Estándar Sectorial.

El índice no es el lugar para corregir una lista de temas materiales no aprobada. El contenido 3-2 y el índice deberían presentar la misma lista final. Si las etiquetas de presentación difieren por motivos de legibilidad, mantenga una referencia cruzada controlada para que el lector y el revisor puedan ver que los conceptos son los mismos.

GRI 1 exige que una organización revise los temas incluidos en los Estándares Sectoriales aplicables. Los temas evaluados como no materiales deben incluirse en el índice con una explicación. Para los temas materiales cubiertos por un Estándar Sectorial, la organización informa sobre los contenidos del Estándar Temático enumerados o proporciona la razón «no aplicable» para la omisión y la explicación requerida cuando se aplica el Requisito 5-b. Por separado, el Requisito 5-a de GRI 1 establece que solo deben comunicarse los contenidos del Estándar Temático pertinentes para los impactos de la organización. La revisión debe distinguir estas dos situaciones.

La guía de GRI 1 espera números de página o enlaces específicos. Cuando la información está distribuida entre varias ubicaciones, deberían incluirse todas las ubicaciones necesarias. El revisor debería hacer clic en cada referencia o abrirla en el entorno final, no en un sistema de autoría. Un enlace a una política puede respaldar un contenido, pero una política rara vez proporciona por sí sola resultados del periodo objeto del informe, eficacia, limitaciones o información sobre las partes interesadas.

Figura 2. Una fila válida del Índice de Contenidos crea una cadena comprobada desde el requisito hasta la evidencia publicada.

Cree una hoja temporal del revisor con una fila para cada requisito incluido en el contenido. Marque cada elemento como comunicado, no aplicable, omitido con una razón permitida o no resuelto. Después compare esa hoja con el Índice de Contenidos público. Esto detecta la situación común en la que una fila afirma que el contenido está completo, mientras que el informe solo responde a una parte.

GRI 1 permite cuatro motivos de omisión: no aplicable, prohibiciones legales, restricciones de confidencialidad e información no disponible/incompleta. Cada uno requiere una explicación. «No material», «datos pendientes», «sensibilidad comercial» y «no se ha divulgado este año» no son etiquetas sustitutivas. En el caso de información no disponible/incompleta, la explicación debe identificar la información faltante, explicar por qué falta y describir las medidas y el plazo previsto para obtenerla.

Los motivos de omisión no están permitidos para Disclosures 2-1 a 2-5, 3-1 o 3-2. Esto hace que la comprobación sea especialmente importante para el límite de la información presentada, el periodo, las reexpresiones, el aseguramiento externo y el proceso relativo a los temas materiales. Si el elemento requerido no existe —por ejemplo, una política o un comité—, la organización a menudo puede cumplir informando de que no existe, en lugar de tratar la ausencia como una omisión.

Cuando la organización hace referencia al aseguramiento externo, la redacción debe coincidir con el informe del profesional: objeto, criterios, periodo sobre el que se informa, nivel de aseguramiento, exclusiones y limitaciones. Un encargo de aseguramiento limitado sobre métricas seleccionadas no respalda la afirmación sin calificaciones «el informe de sostenibilidad ha sido objeto de aseguramiento». Del mismo modo, los servicios de revisión del Índice de Contenidos de GRI examinan la presentación, accesibilidad y aplicación mediante muestreo de los requisitos del Índice de Contenidos dentro del alcance de servicio indicado; no constituyen una conclusión de aseguramiento externo sobre toda la información de sostenibilidad divulgada.

Un índice técnicamente correcto puede volverse erróneo en las últimas 24 horas de producción. La redistribución de las páginas cambia las referencias, un editor web actualiza una política, el área financiera sustituye una cifra, la declaración de aseguramiento cambia su alcance o se cambia el nombre de un PDF del informe y se vuelve a cargar. La última puerta de control comprueba todo el conjunto de publicaciones como una versión controlada.

Como mínimo, se deben conciliar el nombre de la organización, el periodo, las entidades, el límite, los temas materiales, las políticas, los objetivos, los valores cuantitativos, las unidades, los años base y las reexpresiones en el informe, el informe anual, el índice, el informe de aseguramiento y las páginas web. Los enlaces deben ser accesibles sin credenciales y suficientemente estables para la vida útil prevista del informe. Si se prevé que una página web permanezca activa y cambie con el tiempo, se debe conservar una instantánea archivada de la publicación o una referencia de fecha/versión.

El revisor debe emitir uno de tres resultados: aprobar, aprobar con acciones no críticas documentadas o rechazar para revisión. Una declaración de elaboración del informe incorrecta, una omisión prohibida, un requisito del Estándar Sectorial que falte, una brecha material a nivel de requisito, una ubicación sin contenido sustantivo o una incoherencia grave entre documentos son motivos de rechazo. No rebaje la gravedad de un problema técnico crítico porque haya llegado la fecha límite de publicación.