UK SRS S1 uitgelegd: wat het vereist, wie het kan gebruiken en hoe u begint

UK SRS S1 is geen catalogus van algemene milieu-, sociale en governance-informatie. De doelstelling is beperkter en gedisciplineerder: de standaard richt zich op informatie die nuttig is voor primaire gebruikers van financiële verslaggeving voor algemene doeleinden wanneer zij beslissingen nemen over het verstrekken van middelen aan de entiteit.

De standaard koppelt duurzaamheid aan financiële vooruitzichten. Een duurzaamheidskwestie komt in het verslaggevingsproces terecht wanneer deze aanleiding geeft tot een risico of kans waarvan redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze de kasstromen, de toegang tot financiering of de kapitaalkosten op korte, middellange of lange termijn beïnvloedt. De route kan direct zijn, zoals hogere inputkosten, of indirect, zoals instabiliteit van het personeelsbestand, verstoring van de toeleveringsketen, blootstelling aan regelgeving, voorkeuren van klanten of een verminderde beschikbaarheid van een natuurlijke hulpbron.

Deze op beleggers gerichte invalshoek betekent niet dat gevolgen voor mensen of het milieu worden genegeerd. Afhankelijkheden en gevolgen kunnen de bron zijn van financieel relevante risico's en kansen. Het verslaggevingsteam moet daarom begrijpen hoe de entiteit gedurende haar waardeketen omgaat met belanghebbenden, de samenleving, de economie en de natuurlijke omgeving, en vervolgens nagaan welke daaruit voortvloeiende risico's en kansen de vooruitzichten kunnen beïnvloeden.

UK SRS S1 definieert materialiteit aan de hand van de gemeenschappelijke informatiebehoeften van primaire gebruikers. Deze gebruikers nemen beslissingen zoals:

het kopen, verkopen of aanhouden van eigenvermogens- en schuldinstrumenten;

het verstrekken of verkopen van leningen en andere vormen van krediet; en

het stemmen over, of anderszins beïnvloeden van, het gebruik van de economische middelen van de entiteit door het management.

Hun verwachtingen hangen af van het bedrag, de timing en de onzekerheid van toekomstige netto-instroom van kasmiddelen en van hun beoordeling van de wijze waarop de entiteit haar middelen beheert. Daarom kan een toelichting die slechts een duurzaamheidsbeleid beschrijft, ontoereikend zijn. Het verslag moet gebruikers helpen het risico of de kans, de reactie van de entiteit, de financiële gevolgen, de gebruikte maatstaven om deze te monitoren en de governance die de reactie ondersteunt, te begrijpen.

Informatie is materieel als redelijkerwijs kan worden verwacht dat het weglaten, onjuist weergeven of verhullen ervan invloed zou hebben op beslissingen van primaire gebruikers die worden genomen op basis van de financiële verslaggeving voor algemene doeleinden van de specifieke rapporterende entiteit.

Daaruit volgen verschillende consequenties:

1. Materialiteit is entiteitsspecifiek. UK SRS S1 schrijft geen universele numerieke drempel of standaardlijst van onderwerpen voor die automatisch voor elke entiteit materieel is.

2. Zowel aard als omvang zijn van belang. Een kwalitatieve kwestie kan materieel zijn voordat een precies bedrag beschikbaar is.

3. Voor toekomstige gebeurtenissen is oordeelsvorming vereist. De entiteit houdt rekening met mogelijke uitkomsten, waarschijnlijkheid, timing en de aggregatie van meerdere risico's met een geringe waarschijnlijkheid.

4. Materiële informatie mag niet worden verhuld. Het verspreiden van informatie, het gebruiken van vage taal, ongeschikte aggregatie of buitensporig veel immateriële details kan even schadelijk zijn als het weglaten van de informatie.

5. De beoordeling wordt jaarlijks geactualiseerd. Oordelen over materialiteit worden op elke verslagdatum opnieuw beoordeeld, met een aanvullende herbeoordeling van de reikwijdte van de betrokken waardeketen na significante gebeurtenissen of veranderingen.

Een bruikbaar materialiteitsdossier legt daarom het risico of de kans vast, de koppeling met de vooruitzichten, de betrokken tijdshorizonten, kwantitatieve en kwalitatieve factoren, de onderbouwing vanuit de primaire gebruikers, de gevolgen voor de toelichtingen, de goedkeuring en de datum van beoordeling.

Het uitgangspunt is het bedrijfsmodel, de strategie en de waardeketen van de entiteit. UK SRS S1 vereist het gebruik van redelijke en onderbouwbare informatie die op de verslagdatum beschikbaar is zonder onevenredige kosten of inspanning. De standaard vereist geen uitputtend wereldwijd onderzoek, maar informatie die al wordt gebruikt in de financiële verslaggeving, strategie, activiteiten en het risicomanagement wordt doorgaans beschouwd als beschikbaar zonder onevenredige kosten of inspanning.

Een praktisch identificatieproces moet het volgende onderzoeken:

kritieke natuurlijke, menselijke, sociale, intellectuele, geproduceerde en financiële middelen;

eigen activiteiten en materiële upstream- en downstreamrelaties;

afhankelijkheden die het vermogen van de entiteit om actief te blijven of te groeien, kunnen beperken;

gevolgen die juridische, markt-, personeels-, financierings- of reputatiegevolgen kunnen veroorzaken;

veranderingen in regelgeving, technologie, klantvraag, arbeidsmarkten en de beschikbaarheid van middelen;

concentratie naar geografie, leverancier, klant, actief, product of personeelscapaciteit; en

kansen om omzet, veerkracht, efficiëntie, financiering of strategische positionering te verbeteren.

Het proces mag niet stoppen bij een lijst van populaire duurzaamheidsthema's. Voor elk item moet een gedocumenteerde route naar de vooruitzichten van de entiteit worden vastgesteld en moet worden beslist of de gerelateerde informatie materieel is.

De vier pijlers zijn met elkaar verbonden. Een materieel risico mag niet alleen in het risicogedeelte voorkomen. Het verslag moet laten zien wie toezicht houdt, hoe de strategie erop reageert, welke financiële gevolgen zich voordoen en welke maatstaven de prestaties volgen.

UK SRS S1 bevat de algemene concepten en presentatieregels. UK SRS S2 bevat de onderwerpspecifieke vereisten voor klimaatgerelateerde risico’s en kansen. Bijlage E van UK SRS S1 vereist dat de twee standaarden tegelijkertijd worden toegepast.

Voor een volledig UK SRS S1-rapport past de entiteit daarom het volgende toe:

de vereisten van S1 inzake materialiteit, rapporterende entiteit, verbonden informatie, timing, vergelijkende informatie, oordeelsvorming en naleving;

de vereisten van S1 voor niet-klimaatgerelateerde duurzaamheidsrisico’s en -kansen; en

de klimaatspecifieke vereisten van S2, waaronder klimaatgovernance, strategie, scenarioanalyse, financiële effecten, broeikasgasemissies, sectorgebaseerde maatstaven en doelstellingen.

De uitsluitend op klimaat gerichte bepaling in paragraaf E3 van UK SRS S1 staat een entiteit toe om alleen over klimaatgerelateerde risico’s en kansen te rapporteren en S1 alleen toe te passen voor zover dit de toelichtingen van S2 ondersteunt. Dit kan nuttig zijn voor een gefaseerde vrijwillige implementatie, maar heeft een belangrijke consequentie voor een conformiteitsclaim: paragraaf 73A verbiedt een entiteit die E3 gebruikt, te verklaren dat zij voldoet aan UK SRS S1. De entiteit moet het gebruik van de bepaling toelichten. Zij kan mogelijk nog steeds verklaren dat zij voldoet aan UK SRS S2 als aan de toepasselijke vereisten van S2 en de toelichtingen over vrijstellingen is voldaan.

De definitieve standaard is vrijwillig beschikbaar voor gebruik door elke entiteit. De standaard zelf maakt ook duidelijk dat:

de standaard kan worden toegepast ongeacht of de gerelateerde financiële overzichten IFRS Accounting Standards of een andere GAAP gebruiken;

de terminologie geschikt is voor entiteiten met winstoogmerk, terwijl not-for-profitentiteiten in de private of publieke sector beschrijvingen waar nodig kunnen aanpassen; en

de duurzaamheidsgerelateerde toelichtingen betrekking hebben op dezelfde rapporterende entiteit als de gerelateerde financiële overzichten.

Vrijwillige gebruikers kunnen onder meer beursgenoteerde uitgevende instellingen omvatten die zich voorbereiden op toekomstige FCA-regels, private groepen die reageren op investeerders of kredietverstrekkers, dochterondernemingen die zich afstemmen op een moederentiteit, organisaties die de samenhang van het jaarverslag verbeteren, en entiteiten die een rapportagesysteem ontwikkelen dat gereed is voor assurance.

Vrijwillig gebruik vervangt bestaande wettelijke verplichtingen niet. Een onderneming in het VK of een beursgenoteerde uitgevende instelling heeft nog steeds een afzonderlijke juridische en regelgevende beoordeling nodig met betrekking tot de Companies Act, de huidige op TCFD afgestemde FCA-regels, sectorregels en contractuele vereisten.

UK SRS S1:

bepaalt niet welke entiteiten in het VK wettelijk verplicht zijn om te rapporteren;

stelt geen claim inzake dubbele materialiteit of impactrapportage vast;

maakt niet elk duurzaamheidsonderwerp materieel;

vereist niet het gebruik van een bepaalde schaal voor het scoren van materialiteit;

vereist geen specifiek softwareplatform;

maakt SASB Standards niet verplicht in het VK - de entiteit mag hiernaar verwijzen en deze in overweging nemen;

staat niet toe dat duurzaamheidsgerelateerde toelichtingen in het eerste jaar na de gerelateerde financiële overzichten worden gepubliceerd; of

staat geen expliciete conformiteitsclaim voor UK SRS S1 toe wanneer de uitsluitend op klimaat gerichte bepaling wordt gebruikt.

Sommige van deze aangelegenheden kunnen worden beïnvloed door toekomstige regels van de FCA, de Companies Act of andere regelgevende regels. De rapportagebasis moet de toepasselijke route identificeren in plaats van de standaard en de wet als uitwisselbaar te behandelen.

Bepaal of het project vrijwillig is, gericht is op regelgevingsgereedheid of wordt uitgevoerd ter voorbereiding op een bestaande vereiste. Leg de rapportageperiode, de grondslag van de financiële overzichten, de beoogde locatie van het rapport, de geplande claim en eventuele voorgestelde vrijstellingen vast.

Benoem een executive sponsor, een verantwoordelijke voor de rapportage, een financieel verantwoordelijke, een risicomanager, gegevenseigenaren, een verantwoordelijke voor het secretariaat van de onderneming en een technisch beoordelaar. Spreek goedkeuringsmomenten voor het bestuur en de commissies af.

Gebruik de rapporterende entiteit van de financiële overzichten als afbakening. Breng vervolgens de breedte en samenstelling van de waardeketen die relevant zijn voor elk risico of elke kans in kaart, in plaats van voor elk onderwerp één generieke afbakening toe te passen.

Leg de afhankelijkheid of impactfactor, de route naar vooruitzichten, de tijdshorizon, het getroffen bedrijfsmodel of waardeketenonderdeel, het onderliggende bewijsmateriaal, de huidige beheersingsmaatregelen en de verantwoordelijke eigenaar vast.

Beoordeel de aard, omvang, timing, waarschijnlijkheid, concentratie en kwalitatieve factoren. Leg vast waarom informatie materieel of niet-materieel is en hoe aggregatie of desaggregatie is verwerkt.

Bepaal voor elk materieel risico of elke materiële kans welke informatieverschaffingen over governance, strategie, risicobeheer, maatstaven en doelstellingen vereist zijn. Voeg de vereisten van UK SRS S2 voor klimaatkwesties toe.

Breng aannames, valuta, perioden, afbakeningen van de entiteit en financiële effecten in overeenstemming met de financiële overzichten en de financiële planning. Onderzoek significante verschillen en leg deze uit.

Pas de relevante vereisten van UK SRS toe en gebruik oordeelsvorming wanneer geen specifieke standaard bestaat. Documenteer bronnen van richtsnoeren, methodologieën, schattingen, beheersingsmaatregelen, afbakeningen van doelstellingen en vergelijkende cijfers.

Stel een datadictionary, een bewijsregister, berekeningscontroles, een beoordelingsworkflow, een kruisverwijzingsregister, een issueregister en een proces voor managementverklaringen op. Stem de controlecyclus af op de afsluitingswerkzaamheden voor de financiële verslaggeving.

Stel informatieverschaffingen met het antwoord voorop op, toets volledigheid en evenwicht, beoordeel de naleving en de bewoordingen inzake ontheffingen, voer een red-teambeoordeling uit, verkrijg goedkeuring van het bestuur en bewaar het definitieve bewijsspoor.

Een gediversifieerde fabrikant besluit UK SRS S1 vrijwillig toe te passen voor het jaar eindigend op 31 december 2027. De fabrikant heeft al een TCFD-sectie, een GHG-inventaris, een groepsrisicoregister en verschillende duurzaamheidsdoelstellingen, maar heeft niet-klimaatgerelateerde risico's en kansen nog niet beoordeeld vanuit een op beleggers gericht perspectief.

Het projectteam begint niet met het uitbreiden van het bestaande ESG-verslag. Het bevestigt eerst de geconsolideerde rapporterende entiteit, brengt afhankelijkheden van gespecialiseerd personeel, de beschikbaarheid van water en belangrijke leveranciers in kaart en identificeert mogelijke risico's en kansen die van invloed zijn op de continuïteit van de productie, kapitaalinvesteringen, financiering en de vraag van klanten. Vervolgens beoordeelt het materiële informatie, brengt het elke aangelegenheid in kaart over de vier pijlers en verbindt het aannames over financiële effecten met het begrotingsproces.

De entiteit besluit de bepaling die uitsluitend op klimaat betrekking heeft niet te gebruiken, omdat zij een volledige S1-claim wil doen. Zij past S2 toe op klimaat en S1 op de bredere materiële aangelegenheden. De definitieve nalevingsverklaring wordt pas goedgekeurd nadat het team heeft bevestigd dat alle materiële vereisten, voorwaarden voor de locatie van het verslag, vergelijkende informatie, oordelen, toelichtingen over vrijstellingen en kruisverwijzingen zijn behandeld.

Dit voorbeeld is illustratief. De conclusie voor een echte entiteit hangt af van haar feiten, verslagperiode en toepasselijke wettelijke of regelgevende vereisten.