Een rapport volgens UK SRS S1 opstellen: volledige stapsgewijze gids

Educatief praktijkmateriaal. Illustratieve voorbeelden en formuleringen vereisen aanpassing en technische beoordeling.

UK SRS S1 vraagt om materiële informatie over duurzaamheidsgerelateerde risico’s en kansen waarvan redelijkerwijs kan worden verwacht dat zij de vooruitzichten van een entiteit beïnvloeden. Dat doel strekt zich uit over het bedrijfsmodel, de waardeketen, strategie, risicobeheer, financiën, gegevenssystemen en governance. Een rapport dat uitsluitend wordt samengesteld uit bestaande ESG-teksten mist gewoonlijk één van drie zaken: volledigheid van het universum van risico’s en kansen, verbinding met financiële planning of bewijs dat de gepubliceerde verklaring ondersteunt.

De meest efficiënte aanpak is om de rapportagebasis, beslissingsdossiers en het beheersingsspoor te ontwerpen voordat de tekst wordt geschreven. Het onderstaande artikel gebruikt een cyclus van twaalf maanden, maar dezelfde fasen kunnen worden verkort of verlengd. Doorslaggevend is de volgorde: afbakening vóór verzameling, identificatie vóór materialiteit, materialiteit vóór het ontwerp van informatieverschaffing en bewijs vóór goedkeuring.

Stel een korte beslisnota over de rapportagebasis op. Deze moet de rapporterende entiteit, verslagperiode, toegepaste normen en edities, vrijwillige toepassing of toepassing volgens een specifieke route, de locatie van de informatie, de beoogde formulering over naleving of aansluiting, naar verwachting gebruikte vrijstellingen en het goedkeuringsorgaan benoemen. De rapporterende entiteit moet dezelfde zijn als voor de bijbehorende jaarrekening, en de duurzaamheidsgerelateerde financiële informatie moet dezelfde verslagperiode bestrijken en tegelijkertijd worden gepubliceerd.

Stel de beslissing over de verklaring niet uit tot de laatste juridische beoordeling. Een verklaring van volledige naleving van UK SRS S1 vereist naleving van alle toepasselijke vereisten. Klimaatbeperkte toepassing volgens paragraaf E3 verandert die uitkomst en moet vanaf het begin in de basis worden opgenomen.

Stel een governancemodel vast dat weerspiegelt hoe de organisatie werkelijk werkt. Benoem het bestuur of comité dat toezicht houdt op duurzaamheidsgerelateerde risico’s en kansen, de leidinggevenden die verantwoordelijk zijn voor het rapportageproces, de eigenaar van elk materieel risico of elke materiële kans, gegevenseigenaren, opstellers, beoordelaars en de uiteindelijke goedkeurder. Mandaten, rolbeschrijvingen, rapportagekalenders en informatiestromen moeten de governance-informatie ondersteunen in plaats van pas na het schrijven van de tekst te worden gemaakt.

Benoem één verantwoordelijke rapportage-eigenaar en een functieoverschrijdende stuurgroep met duurzaamheid, financiën, risico, strategie, juridische zaken, vennootschapssecretariaat, investor relations en interne audit.

Maak een RACI voor identificatie, materialiteit, financiële effecten, maatstaven, beheersmaatregelen, redactie, technische beoordeling en goedkeuring door het bestuur.

Open een beslissingslogboek, bronnenregister, risico- en kansenregister, gegevens- en bewijsregister, vrijstellingenregister en problemenlogboek.

Definieer wijzigingsbeheer: wie mag een methodiek, grens, schatting, doel of verklaring wijzigen en welke nieuwe goedkeuring is vereist?

De beginpopulatie is geen generieke lijst met ESG-onderwerpen. Breng de activiteiten, producten en diensten, geografische gebieden, activa, het personeelsbestand, belangrijke klanten en leveranciers, distributieroutes, financieringsrelaties, joint ventures en andere zakelijke relaties die de kasstroomgeneratie bepalen in kaart. Identificeer vervolgens de middelen en relaties waarvan de entiteit afhankelijk is en die zij beïnvloedt. UK SRS S1 maakt duidelijk dat afhankelijkheden en effecten in de hele waardeketen kunnen bestaan en risico’s en kansen voor de entiteit kunnen opleveren.

Het resultaat moet een waardeketenkaart zijn op een voor besluitvorming bruikbaar niveau, met zichtbare bekende gegevenslacunes. Het hoeft geen perfecte end-to-end-traceerbaarheidsoefening te zijn. De norm gebruikt redelijke en onderbouwbare informatie die zonder onredelijke kosten of inspanningen beschikbaar is en vereist geen uitputtende zoektocht. Een team mag dat beginsel echter niet gebruiken om informatie te negeren die al in strategie, risicobeheer, financiële planning, inkoop of activiteiten wordt gebruikt.

Voer gestructureerde identificatieworkshops uit per bedrijfsmodel en waardeketenonderdeel. Beschouw afhankelijkheden, effecten en externe verandering; traceer vervolgens elk onderwerp naar een aannemelijk effect op kasstromen, toegang tot financiering of kapitaalkosten op korte, middellange of lange termijn. Leg zowel risico’s als kansen vast. Een positief initiatief is niet automatisch een kans volgens UK SRS S1: het team heeft een geloofwaardig pad naar de vooruitzichten van de entiteit nodig.

Interne input: ondernemingsrisicoregister, strategie, budgetten, kapitaalallocatie, activabeoordelingen, inkoop, personeelsgegevens, juridische zaken, klantinzichten, klachten en interne audit.

Externe input: wet- en regelgeving, markt- en technologische verandering, wetenschappelijk en sectoraal bewijs, krediet- en verzekeringsinformatie, vragen van investeerders, ervaring van vergelijkbare ondernemingen en relevante statistieken.

Input uit de waardeketen: concentratie van leveranciers en klanten, locatie- en grondstoffenblootstelling, contractuele afhankelijkheden, uitbestede activiteiten, productgebruik en effecten aan het einde van de levensduur.

Volledigheidstoets: sectoren, geografische gebieden, tijdshorizonten en uitkomsten met lage waarschijnlijkheid en grote impact die in de eerste ronde mogelijk zijn gemist.

Identificeer voor elk vastgesteld risico of elke kans eerst de informatie die relevant kan zijn volgens de specifiek toepasselijke UK SRS of de bronnen voor guidance in UK SRS S1. Beoordeel daarna of die informatie afzonderlijk of in combinatie materieel is in de context van de volledige duurzaamheidsgerelateerde financiële informatie. De toets is of redelijkerwijs kan worden verwacht dat weglating, onjuiste weergave of verhulling de beslissingen van primaire gebruikers beïnvloedt.

Documenteer zowel kwantitatieve als kwalitatieve factoren. Houd rekening met aard en omvang van effecten, bandbreedte en waarschijnlijkheid van onzekere uitkomsten, timing, aggregatie en presentatie. Pas niet één universele monetaire drempel toe. Een uitkomst met lage waarschijnlijkheid en grote impact of een sterk onderzocht kwalitatief onderwerp kan materieel zijn, ook als één verwachtingswaardecijfer klein is.

UK SRS S1 en UK SRS S2 zijn ontworpen om samen te worden toegepast. Tenzij de entiteit bewust de klimaatbeperkte bepaling in paragraaf E3 gebruikt, bestrijkt UK SRS S1 alle materiële duurzaamheidsgerelateerde risico’s en kansen, terwijl UK SRS S2 de klimaatspecifieke vereisten biedt. Klimaatidentificatie, scenarioanalyse, veerkracht, broeikasgasemissies, sectormaatstaven en doelen vereisen daarom een afzonderlijke werkstroom die verbonden blijft met de beslissingen over materialiteit, financiën en governance van S1.

Pas voor niet-klimaatonderwerpen zonder specifieke UK SRS de bronnen voor guidance in paragrafen 54-59 toe. De definitieve Britse norm staat verwijzing naar SASB-materiaal toe, maar vereist dit niet. Leg vast welke sectorale of andere bronnen zijn gebruikt, waarom zij relevant zijn en welke entiteitsspecifieke informatie is toegevoegd.

Ontwerp de opzet rond verbonden beslissingen, niet door de volgorde van de normparagrafen te kopiëren. De tabel met materiële risico’s moet bijvoorbeeld koppelen aan strategische reacties, financiële effecten, maatstaven en het verantwoordelijke governanceorgaan. Kruisverwijzingen kunnen duplicatie verminderen, maar alleen als zij nauwkeurig, toegankelijk en gelijktijdig gepubliceerd zijn en materiële informatie niet verhullen.

Bouw voor elk materieel risico en elke materiële kans een brug tussen risico en financiën. Begin met het operationele of strategische pad, identificeer getroffen omzet, kosten, activa, verplichtingen, kasstromen, toegang tot financiering of kapitaalkosten en verbind de analyse vervolgens met budgetten, prognoses, kapitaaluitgaven, bijzonderewaardeverminderingstoetsen, voorzieningen, gebruiksduur, verzekeringen, financieringsplannen of andere relevante financiële processen. De analyse kan kwantitatief of kwalitatief zijn, afhankelijk van de feiten en vrijstellingen in paragrafen 36-40, maar de reden waarom kwantificering niet mogelijk is moet transparant zijn.

Huidige financiële effecten: in de verslagperiode opgenomen of ondervonden effecten.

Verwachte financiële effecten: mogelijke effecten over de door de entiteit bepaalde tijdshorizonten.

Verbinding met planning: aannames, bandbreedten en scenario’s zijn voor zover mogelijk consistent met goedgekeurde plannen en de jaarrekening.

Onzekerheid: methoden, aannames, beperkingen en significante schattingsonzekerheid worden duidelijk toegelicht.

Maak een maatstavenregister voordat u gegevens opvraagt. Leg voor elke maatstaf definitie, eenheid, grens, periode, bron, methode, aannames, schattingen, verantwoordelijke eigenaar, beoordelaar, beheersmaatregelen, koppeling met doelen, vergelijkbaarheid met de voorgaande periode en elk beleid voor herformulering vast. Maatstaven uit externe bronnen moeten de bron vermelden. Door de entiteit ontwikkelde maatstaven vereisen voldoende uitleg zodat gebruikers begrijpen wat wordt gemeten en hoe.

Sectorinformatie is niet optioneel enkel omdat het gebruik van SASB-materiaal optioneel is. UK SRS S1 vereist maatstaven die zijn verbonden met bedrijfsmodellen, activiteiten of gemeenschappelijke kenmerken die deelname aan een sector typeren. Het team moet de overwogen sectorbronnen en de basis voor selectie, aanpassing of afwijzing van mogelijke maatstaven documenteren.

Pas een beheersingskader toe dat evenredig is aan het risico op een materiële fout. Kernbeheersmaatregelen omvatten normaal gesproken toegang tot bronsystemen, volledigheid, goedkeuring van methodieken, beoordeling van berekeningen en modellen, governance van schattingen, aansluitingen, controles van periode en grens, functiescheiding tussen opstelling en beoordeling, bewijsbewaring, aansluiting van informatieverschaffing, wijzigingsbeheer en managementverklaringen. Interne audit of een onafhankelijke gereedheidsbeoordeling kan het ontwerp vóór het jaareinde toetsen.

Stel de tekst op vanuit goedgekeurde registers en beslissingsdossiers. Gebruik een rapportagebasis, een overzicht van materiële risico’s en kansen, de vier pijlers, toelichtingen bij maatstaven en doelen, oordelen en onzekerheid, informatie over vrijstellingen en exacte kruisverwijzingen. Houd managementinformatie en openbare informatieverschaffing consistent, maar publiceer geen vertrouwelijk bewijs enkel om aan te tonen dat een beheersmaatregel bestaat.

Voer ten minste drie beoordelingen uit: een technische toets van verklaringen aan normen en bronankers; een financiële en connectiviteitsbeoordeling aan het jaarverslag en de jaarrekening; en een onafhankelijke kritische beoordeling die zoekt naar weggelaten voorwaarden, niet-onderbouwde nalevingstaal, verhulde materiële informatie, inconsistente perioden, zwak bewijs en te stellige voorbeelden.

De definitieve goedkeuringsnota moet de exact goedgekeurde documenten en verklaring, materiële oordelen, vrijstellingen, openstaande beperkingen, conclusies over financiële effecten, beheersingsbeoordeling, assurancebereik, wijzigingen sinds de comitébeoordeling en voorwaarden bij de goedkeuring vermelden. Met naam aangewezen leidinggevenden moeten verklaringen over volledigheid en juistheid afgeven. Het bestuur moet niet alleen kunnen uitleggen wat wordt gepubliceerd, maar ook hoe de organisatie tot de conclusie kwam dat het rapport volledig en beslissingsnuttig is.

Een rapportagetraject van twaalf maanden dat afbakening, materialiteit, financiën, beheersmaatregelen en goedkeuring verbonden houdt. De volgorde is illustratief en moet worden aangepast aan de rapportagekalender van de entiteit.

Leerpunt: het rapportagesysteem veranderde het antwoord. Een bestaande ESG-inhoudslijst zou geen volledigheid, financiële connectiviteit of onderbouwbare verklaring hebben aangetoond.

Volgende: Materialiteitsbeoordeling volgens UK SRS S1 — keur de beslismethode voor materiële informatie goed.

Toepassen: Duurzaamheidsgerelateerde risico’s en kansen identificeren — bouw de beheerste longlist en het register.

Beslissing: Klimaatbeperkte vrijstelling van UK SRS S1 — bepaal of een klimaatgerichte route passend is.

Beoordelen: Kunt u naleving van UK SRS S1 verklaren bij gebruik van de klimaatbeperkte vrijstelling? — keur de openbare formulering goed.