IFRS S1 Verklaring van overeenstemming, locatie van het verslag en timing van publicatie uitgelegd

De publicatiearchitectuur is van belang omdat IFRS S1 informatie waarnaar via kruisverwijzing wordt verwezen, behandelt als onderdeel van de volledige set financiële toelichtingen met betrekking tot duurzaamheid. Een verbroken link, late publicatie, niet-geautoriseerd extern document of vage verwijzing kan daardoor een technisch tekort veroorzaken, zelfs wanneer de onderliggende informatie ergens op de website bestaat. De verklaring van overeenstemming mag pas worden opgesteld nadat het register van vereisten, de locatiemap, de timing, regelingen en goedkeuring door governance gezamenlijk als één gecontroleerd vrijgavepakket zijn getest.

IFRS S1 paragraaf 72 is binair op het niveau van de publieke claim: toelichtingen voldoen óf aan alle van toepassing zijnde vereisten óf zij mogen niet worden beschreven als daarmee overeenstemmend. Dit betekent niet dat elk opgenomen datapunt altijd materieel is. De materialiteit van IFRS S1 is van toepassing, en geldige regelingen of vrijstellingen maken deel uit van de Standards. Het betekent wel dat de entiteit een gecontroleerde onderbouwing nodig heeft voor elk van toepassing zijnd vereiste, elke materialiteitsconclusie, regeling en weglating voordat zij de verklaring aflegt.

De verklaring van overeenstemming wordt pas afgelegd nadat de poorten voor de Standards, vereisten, locatie, timing en governance zijn gesloten.

De verklaring moet gemakkelijk te vinden zijn en moet de toegepaste grondslag identificeren. IFRS S1 schrijft geen enkele specifieke zin voor, maar de formulering moet expliciet en onvoorwaardelijk zijn. Formuleringen zoals “opgesteld onder verwijzing naar”, “afgestemd op”, “gebaseerd op”, “in substantiële mate in overeenstemming met” of “in overeenstemming met de beginselen van” vervangen de verklaring van alinea 72 niet en kunnen verwarring veroorzaken als ze worden gebruikt in de nabijheid van een gedeeltelijke toepassing.

Wanneer de verslaggevingsgrondslag geen volledige naleving inhoudt, beschrijf dan de feitelijk toegepaste grondslag zonder een voorbehouden claim te gebruiken. De entiteit kan bijvoorbeeld vermelden dat zij geselecteerde, op IFRS S2 afgestemde informatieverschaffingen heeft toegepast of specifieke IFRS S1-concepten heeft gebruikt om vrijwillige verslaggeving te structureren. De formulering moet identificeren wat wel en niet is toegepast en mag bij een redelijke lezer niet de indruk wekken dat sprake is van een verklaring van naleving van IFRS.

Paragraaf 60 van IFRS S1 vereist dat de informatieverschaffing onderdeel is van de financiële verslaggeving voor algemene doeleinden van de entiteit. Paragraaf 61 erkent verschillende mogelijke locaties, afhankelijk van wet- of regelgeving. Een managementcommentaar of een vergelijkbaar verslag kan worden gebruikt wanneer het onderdeel vormt van de financiële verslaggeving voor algemene doeleinden. Paragraaf 62 staat ook toe dat informatie die door de IFRS Sustainability Disclosure Standards wordt vereist, naast informatie verschijnt die door toezichthouders of andere raamwerken wordt vereist, mits de IFRS-duurzaamheidsgerelateerde financiële informatie duidelijk identificeerbaar is en niet aan het zicht wordt onttrokken.

IFRS S1 B45–B47 maakt kruisverwijzing tot een gecontroleerd rapportagemechanisme. Materiële informatie mag alleen door middel van kruisverwijzing worden opgenomen wanneer deze onder dezelfde voorwaarden en op hetzelfde tijdstip beschikbaar is als de duurzaamheidsgerelateerde financiële informatie, en wanneer de volledige set daardoor niet minder begrijpelijk wordt. De informatie waarnaar wordt verwezen, moet zelf voldoen aan de kwalitatieve en technische vereisten van de Standards. Het orgaan of de personen die de financiële verslagen voor algemene doeleinden autoriseren, dragen daarvoor dezelfde verantwoordelijkheid als voor informatie die rechtstreeks wordt gepresenteerd.

Een geldige kruisverwijzing behoudt de precieze locatie, toegang op hetzelfde tijdstip, begrijpelijkheid en de verantwoordelijkheid van het autoriserende orgaan.

IFRS S1 paragraaf 64 vereist dat de duurzaamheidsgerelateerde financiële informatie op hetzelfde tijdstip als de gerelateerde financiële overzichten wordt gerapporteerd en dezelfde verslagperiode bestrijkt. De regel ondersteunt verbonden informatie en voorkomt dat het duurzaamheidsrapport zonder toelichting verouderde of anders getimede gegevens gebruikt. Een ander uiterste voor gegevensverzameling binnen een maatstaf kan soms noodzakelijk zijn, met name in de waardeketen, maar de informatie heeft nog steeds betrekking op dezelfde verslagperiode en zou materiële vertragingen, schattingen of aanpassingen moeten toelichten.

IFRS S1 alinea 73 en B33 staan een entiteit toe informatie die anders vereist zou zijn niet toe te lichten als wet- of regelgeving openbaarmaking verbiedt. Als om die reden materiële informatie wordt weggelaten, identificeert de entiteit het type informatie dat niet is toegelicht en licht zij de bron van de beperking toe. Een wet die het niet openbaar maken slechts toestaat, doet geen afbreuk aan de vereiste om materiële informatie toe te lichten; B32 bepaalt dat materiële informatie wordt toegelicht, ook wanneer wet- of regelgeving weglating toestaat.

Een afzonderlijke, beperkte vrijstelling geldt voor commercieel gevoelige informatie over een duurzaamheidsgerelateerde kans. Deze is alleen beschikbaar als de informatie niet al openbaar is, openbaarmaking de economische voordelen ernstig zou kunnen schaden en aggregatie of een andere vorm van openbaarmaking niet zonder die schade aan de doelstelling kan voldoen. De entiteit licht het gebruik van de vrijstelling voor elk weggelaten item toe en beoordeelt deze op elke verslagdatum opnieuw. De vrijstelling kan niet worden gebruikt voor risico's of als brede grondslag voor het achterhouden van informatie.

Een beursgenoteerde fabrikant publiceert een geïntegreerd jaarverslag met daarin zijn IFRS-informatieverschaffing over duurzaamheidsgerelateerde financiële informatie. Gedetailleerde definities van meetgegevens en berekeningsnotities zijn opgenomen in een afzonderlijk “Duurzaamheidsgegevensboek”. Het gegevensboek wordt op dezelfde dag vrijgegeven, door hetzelfde bestuur goedgekeurd, als gedateerde PDF bewaard en zonder registratie beschikbaar gesteld. Elke kruisverwijzing vermeldt het gegevensboek, de pagina en de tabel. Het geïntegreerde verslag bevat ook regelgevingsgerelateerde duurzaamheidsinformatie die volgens IFRS S1 niet materieel is, maar onderscheidt de IFRS-informatieverschaffingen visueel en voorkomt dat de aanvullende informatie deze overschaduwt.

In het eerste jaar past de entiteit de timingvrijstelling van E4 toe en publiceert zij de volledige set samen met haar halfjaarlijkse financiële verslag. Het verslag maakt het gebruik van de vrijstelling bekend en wekt niet de indruk dat gelijktijdige jaarlijkse publicatie heeft plaatsgevonden. De entiteit heeft één wettelijk verboden item; de juridische adviseur documenteert het verbod en het verslag identificeert het type weggelaten informatie en de bron van de beperking. Deze correct toegepaste mechanismen worden opgenomen in de definitieve nalevingsbeoordeling.