GRI-rapportage voor groepen

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

Groepsrapportage wordt vaak beschreven als een eenvoudige uitbreiding van financiële consolidatie: identificeer de dochterondernemingen, verstuur een rapportagepakket en voeg de cijfers toe. GRI-rapportage is complexer. De juridische entiteiten die in het gepubliceerde rapport zijn opgenomen, vormen slechts één grens. De organisatie moet ook significante impacts identificeren in activiteiten en zakelijke relaties, met inbegrip van relaties waarover zij geen zeggenschap heeft of die niet financieel worden geconsolideerd. Afzonderlijke Topic Standards kunnen vervolgens informatie op locatie-, personeels-, waardeketen- of ander uitgesplitst niveau vereisen die niet kan worden begrepen aan de hand van één totaal voor de groep.

De praktische uitdaging is om één coherent rapportagesysteem op te bouwen zonder te doen alsof elke informatieverschaffing dezelfde consolidatieregel volgt. Een groepsbeleid kan één keer worden beschreven, maar lokale uitzonderingen kunnen bepalen of het beleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Een wereldwijd totaal kan de omvang laten zien, maar een locatiegebonden impact kan daarin verdwijnen. Een recent overgenomen entiteit kan aan het einde van het jaar deel uitmaken van de financiële groep, maar slechts over duurzaamheidsgegevens voor een deel van het jaar beschikken. Een joint venture waarover geen zeggenschap wordt uitgeoefend, kan buiten de entiteitenlijst vallen en toch belangrijk blijven voor de impactbeoordeling. Deze onderscheidingen moeten in de rapportage-instructies worden ingebouwd en niet pas tijdens het opstellen worden hersteld.

Een robuuste groepsmethodologie onderscheidt drie grenzen. De eerste is de lijst van entiteiten die zijn opgenomen in de duurzaamheidsrapportage van de organisatie volgens GRI 2-2. De tweede is de grens voor de impactbeoordeling volgens GRI 3, die zich uitstrekt over activiteiten en zakelijke relaties en leveranciers, franchisenemers, entiteiten waarin wordt geïnvesteerd, klanten of ondernemingen waarover geen zeggenschap wordt uitgeoefend kan omvatten. De derde is de grens die specifiek is voor de informatieverschaffing: de entiteiten, locaties, mensen, populatie in de waardeketen of activiteiten die in een bepaalde metriek of een bepaald narratief worden weergegeven.

Figuur 1. Drie grenzen die een rapporterende groep niet met elkaar mag verwarren: rapporterende entiteiten, voor de informatieverschaffing specifieke geconsolideerde gegevens en het bredere impactuniversum. Ze kunnen elkaar overlappen, maar elke beslissing moet expliciet en traceerbaar blijven.

Informatieverschaffing 2-2 zorgt voor transparantie op groepsniveau. De organisatie vermeldt alle entiteiten die in haar duurzaamheidsrapportage zijn opgenomen. Als zij gecontroleerde geconsolideerde financiële overzichten of openbare financiële informatie heeft, specificeert zij de verschillen tussen de lijsten van entiteiten voor financiële verslaggeving en duurzaamheidsrapportage. Als zij uit meerdere entiteiten bestaat, licht zij de consolidatiebenadering toe, met inbegrip van de vraag of informatie wordt aangepast voor minderheidsbelangen, hoe fusies, overnames en desinvesteringen worden behandeld en of de benadering verschilt tussen informatieverschaffingen op grond van GRI 2 of materiële onderwerpen.

De guidance stelt dat de organisatie informatie zou moeten rapporteren voor dezelfde groep entiteiten die onder de financiële verslaggeving valt en aanvullende entiteiten voor duurzaamheidsrapportage afzonderlijk moet identificeren. Dit is guidance, geen toestemming om aan te nemen dat elke duurzaamheidsmetriek de eigendomspercentages van de financiële verslaggeving moet volgen. GRI 2-2 voorziet expliciet in verschillen tussen informatieverschaffingen en materiële onderwerpen. Voor die verschillen is een gedocumenteerde onderbouwing en een duidelijke openbare toelichting nodig.

Geconsolideerde rapportage betekent niet dat elke openbaarmaking elke dochteronderneming moet noemen. Het passende niveau hangt af van wat de informatiegebruiker moet begrijpen over de impact en hoe de organisatie daarmee omgaat. Een groepsgewijze beschrijving werkt wanneer deze een daadwerkelijk gemeenschappelijke governanceregeling, beleidsverplichting, methodologie of beheersmaatregel beschrijft. Lokale details worden noodzakelijk wanneer de impact, uitvoering, prestaties of beperking op een relevante manier verschilt.

De groep moet een gecontroleerde consolidatie-instructie uitvaardigen voordat verzoeken worden verzonden. Deze moet de entiteiteninventaris, gemeenschappelijke termen, lokaal bewijsmateriaal, beoordelingsverantwoordelijkheden en de behandeling van wijzigingen in de afbakening definiëren. De onderstaande workflow voorkomt dat lokale teams inconsistente beslissingen nemen die na consolidatie moeilijk terug te draaien zijn.

Figuur 2. Workflow voor groepsconsolidatie vanaf een vergrendelde entiteitenlijst en gemeenschappelijke instructies via lokale aanleveringen, consolidatie, onderzoek van materiële verschillen en goedgekeurde publicatie.

Stel de entiteiteninventaris op. Stem juridische entiteiten en operationele locaties af op de financiële verslaglegging, identificeer zeggenschap en minderheidsbelangen en leg overnames, desinvesteringen, inactiviteit en rapportagecontactpersonen vast.

Keur de groepsdatamanual goed. Definieer termen, periode, eenheden, afbakeningen, conversies, behandeling van intragroepsactiviteiten, schattingen, herzieningen, bewijsmateriaal en vereisten voor lokale goedkeuring.

Verstrek entiteitsspecifieke pakketten. Elk lokaal team ontvangt alleen de toepasselijke disclosures, locaties en populaties, maar gebruikt dezelfde rij-ID's en definities als het groepsregister.

Verkrijg lokale opstelling en beoordeling. Vereis dat de verantwoordelijke lokale eigenaar de volledigheid, methodologie, uitzonderingen en het bewijsmateriaal bevestigt vóór de centrale consolidatie.

Voer centrale validatie uit. Stem populaties af, test op duplicaten en omissies, onderzoek afwijkingen, beoordeel lokale uitzonderingen, bevestig valuta-/eenheidsconversies en beoordeel wijzigingen in de afbakening.

Consolideer per disclosure. Pas voor elke maatstaf de goedgekeurde methode toe en bewaar de brug op entiteitsniveau van de lokale aanlevering naar het groepstotaal.

Stel de groeps- en lokale toelichting op. Beschrijf gemeenschappelijke regelingen eenmaal en voeg vervolgens details over de entiteit/locatie toe waar de impact of implementatie materieel verschilt.

Keur de toelichting op de afbakening goed en publiceer deze. Leg de GRI 2-2-benadering, disclosure-specifieke verschillen, overnames/desinvesteringen en materiële beperkingen consistent met de Inhoudsindex en de reikwijdte van de assurance uit.

GRI 2-2 vereist dat de organisatie toelicht of haar consolidatiebenadering aanpassingen voor minderheidsbelangen omvat. Het schrijft niet voor dat voor elke duurzaamheidsinformatie één universele procentuele methode wordt gebruikt. De passende behandeling hangt af van wat wordt gerapporteerd. Een locatie die door de groep wordt geëxploiteerd en waarover de groep zeggenschap heeft, kan voor operationele energie of incidenten voor 100% worden gerapporteerd, ook wanneer de moedermaatschappij minder dan 100% bezit, terwijl voor een investeringsmaatstaf een andere vastgestelde basis kan worden gebruikt. De methode zou niet louter moeten worden gekozen om de prestaties te verbeteren.

Wijzigingen in de afbakening kunnen een groter effect hebben op het huidige totaal en de historische trend dan operationele prestaties. De groep zou een brugoverzicht moeten opstellen waarin het effect wordt weergegeven van entiteiten die toetreden of vertrekken, perioden over een deel van het jaar, methodologische afstemming en correcties. GRI 2-4 noemt desinvesteringen, fusies en overnames als mogelijke redenen voor een herformulering. Of de groep vergelijkende cijfers herziet, hangt af van haar criteria en de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van historische gegevens, maar het besluit en het effect zouden moeten worden gedocumenteerd.

Landenteams hebben vaak gerechtvaardigde juridische, systeem- of operationele verschillen. De oplossing is niet om een valse uniformiteit af te dwingen of ongecontroleerde lokale methoden toe te staan. Een lokale uitzondering moet de groepsregel, de reden waarom deze niet kan worden toegepast, de alternatieve methode, de betrokken populatie, het kwantitatieve of kwalitatieve effect, de beoordelaar en de einddatum of het herstelplan vastleggen.

Gebruik een beheerst groepsglossarium met voorbeelden en expliciete regels voor wat niet moet worden opgenomen, niet alleen een korte definitie.

Verlang mappingtabellen van lokaal naar groepsniveau voor personeelscategorieën, incidentclassificaties, instrumenten voor hernieuwbare energie en andere gegevens die een oordeel vereisen.

Bewaar de oorspronkelijke lokale waarden en classificaties vóór conversie, zodat het groepsresultaat kan worden gereconstrueerd.

Voer uitzonderingsrapportages uit voor onverwachte nullen, verschuivingen tussen categorieën, ontbrekende locaties, dubbele intercompany-populaties en wijzigingen in eenheden.

Scheid definities voor wettelijke naleving van GRI-rapportagedefinities wanneer deze verschillende vragen beantwoorden, en licht de gekozen rapportagebasis toe.

Maak de eigenaar van de methodologie verantwoordelijk voor het goedkeuren van definities; sta niet toe dat elk land de GRI-vereiste zelfstandig interpreteert.

De toelichting identificeert de entiteitenlijst, de aansluiting op de financiële verslaggeving, verschillen per meetwaarde, de consolidatiebasis, de impactgrens, de overnamedatum en de behandeling van vergelijkende informatie. Er zijn elders in het verslag nog exacte verwijzingen naar entiteiten en beperkingen per onderwerp nodig.

De groep sluit eerst de entiteitenlijst voor duurzaamheid aan op de financiële consolidatie. Vervolgens identificeert de groep de overname en de verkoop en stelt zij instructies voor grenzen op het niveau van meetwaarden op. De overgenomen dochteronderneming wordt vanaf de overnamedatum opgenomen in de milieu- en personeelsgegevens, met een duidelijke beperking tot een gedeeltelijk jaar. De afgestoten entiteit wordt tot de verkoopdatum opgenomen, terwijl lopende saneringsverplichtingen in het managementverhaal blijven staan. De joint ventures waarover geen zeggenschap wordt uitgeoefend, worden niet samengevoegd in alle GRI 2-metrics, maar hun activiteiten worden in aanmerking genomen in de impactbeoordeling en beschreven waar de moederonderneming verbonden is met significante impacts.

Het groepsbeleid inzake mensenrechten is van toepassing op alle entiteiten waarover zeggenschap wordt uitgeoefend, maar één gereguleerde dochteronderneming heeft een ander klachtenkanaal. Het verslag vermeldt de groepsbrede toezegging en voegt de lokale uitzondering toe, omdat deze van invloed is op de wijze waarop zorgen kenbaar worden gemaakt. De impacts op biodiversiteit zijn geconcentreerd op twee locaties. Daarom wordt het groepsverhaal aangevuld met locatiespecifieke informatie, in plaats van alleen met een wereldwijd totaal in hectares. Het grensregister, de lokale goedkeuringen en de consolidatiebrug stellen beoordelaars in staat de gepubliceerde groepscijfers terug te voeren naar elke entiteit en uitzondering.