GRI-sectorstandaarden: toepasselijkheid, vereisten en veelgemaakte fouten

De toepasselijkheid van een sector beïnvloedt de beoordeling van materialiteit, de selectie van disclosures en de GRI Content Index. Een gemiste standaard kan ertoe leiden dat waarschijnlijke impacts niet worden getoetst en vereiste indexinformatie ontbreekt. Overmatige toepassing leidt tot het tegenovergestelde probleem: teams behandelen de Sector Standard als een verplichte onderwerpenlijst en rapporteren irrelevante disclosures om te voorkomen dat zij een oordeel moeten vellen.

De juiste werkwijze scheidt drie vragen. Ten eerste: is de Sector Standard van toepassing op activiteiten binnen de rapportagegrens? Ten tweede: welke waarschijnlijke materiële onderwerpen zijn daadwerkelijk materieel voor deze organisatie? Ten derde: welke vermelde Topic Standard-disclosures en aanvullende sectorale disclosures zijn relevant voor het rapporteren over die impacts? Elke conclusie moet worden gedocumenteerd.

Identificeer de sector of sectoren van de organisatie en raadpleeg de toepasselijke gepubliceerde Sectorstandaard of Sectorstandaarden.

Beoordeel elk onderwerp dat in iedere toepasselijke Sectorstandaard wordt beschreven bij het bepalen van de materiële onderwerpen.

Vermeld voor elk onderwerp uit een Sectorstandaard dat niet materieel is bepaald, het onderwerp in de GRI-inhoudsindex en leg uit waarom het niet materieel is.

Rapporteer voor elk materieel onderwerp dat in een toepasselijke Sectorstandaard wordt behandeld, de relevante informatieverschaffingen uit de Onderwerpstandaard die voor dat onderwerp zijn vermeld, of pas de vereiste behandeling “niet van toepassing” toe voor vermelde informatieverschaffingen die niet relevant zijn voor de impacts van de organisatie.

Neem de titel van elke toepasselijke Sectorstandaard op in de GRI-inhoudsindex en gebruik de sectorreferentienummers voor relevante gerapporteerde informatieverschaffingen.

Neem een aanvullende sectorinformatieverschaffing op in de GRI-inhoudsindex als deze wordt gerapporteerd. Het rapporteren van aanvullende sectorinformatieverschaffingen is een aanbeveling en geen vereiste; daarom is geen reden voor weglating nodig wanneer een dergelijke informatieverschaffing niet wordt gerapporteerd.

Bepaal de verslagleggingsgrens. Gebruik de entiteiten en activiteiten die in de duurzaamheidsverslaglegging zijn opgenomen, en niet alleen de primaire bedrijfstakcode van de moedermaatschappij.

Maak een inventaris van de activiteiten. Leg activiteiten, producten, diensten, gecontroleerde entiteiten, joint arrangements en relevante bedrijfsactiviteiten per sector en geografie vast.

Lees het toepassingsgebied van elke gepubliceerde Sectorstandaard. Vergelijk het vastgestelde toepassingsgebied van de sector met de activiteiten binnen de verslagleggingsgrens.

Beoordeel gediversifieerde en verticaal geïntegreerde activiteiten. Er kan meer dan één Sectorstandaard van toepassing zijn wanneer de grens activiteiten in meerdere behandelde sectoren omvat.

Documenteer de conclusie. Stel een memo over de toepasselijkheid op met daarin opgenomen activiteiten, uitgesloten activiteiten, bewijs, verantwoordelijke eigenaar, versie en goedkeuring door de beoordelaar.

Monitor nieuwe standaarden en wijzigingen in de grens. Een overname, afstoting, nieuwe activiteit of nieuw gepubliceerde Sectorstandaard kan de conclusie in de volgende cyclus wijzigen.

Aanbevolen memo over toepasselijkheid

1. Beoordeel waarschijnlijke materiële onderwerpen

Gebruik de onderwerpomschrijvingen in de sectornorm als gestructureerd bewijsmateriaal. Vergelijk deze met de impactinventaris van de organisatie, bewijsmateriaal van belanghebbenden, bevindingen uit het due-diligenceproces, incidenten, geografische context en zakelijke relaties. Neem zowel positieve als negatieve impacts op en vermijd een eenvoudige stemming tijdens een workshop.

2. Bepaal of een onderwerp materieel of niet-materieel is

Pas de goedgekeurde methodologie van de organisatie voor materiële onderwerpen van GRI toe. Leg bij een conclusie dat een onderwerp niet-materieel is het bewijsmateriaal over de impacts en de motivering vast. GRI 1 vereist dat de organisatie de sectornormonderwerpen vermeldt die als niet-materieel zijn bepaald en in de GRI-inhoudsopgave uitlegt waarom.

3. Selecteer toelichtingen voor materiële onderwerpen

Beoordeel voor een materieel onderwerp de toelichtingen in de onderwerpnormen die in de sectornorm zijn opgenomen. Rapporteer de toelichtingen die relevant zijn voor de impacts van de organisatie. Vermeld wanneer een opgenomen toelichting niet relevant is “niet van toepassing” in de inhoudsopgave en leg kort uit waarom. Andere toegestane redenen voor weglating blijven beschikbaar wanneer de toelichting relevant is maar de organisatie er niet aan kan voldoen.

4. Overweeg aanvullende sectorale toelichtingen

Aanvullende sectorale toelichtingen behandelen sectorspecifieke informatie die niet in de huidige onderwerpnormen is opgenomen. Het rapporteren daarvan wordt aanbevolen en is niet verplicht. Als de organisatie er één rapporteert, moet deze in de inhoudsopgave worden opgenomen en worden onderbouwd met bewijsmateriaal en passende methodologische grondigheid.

De groep zou niet alleen de sectornorm moeten kiezen die overeenkomt met de grootste inkomstenstroom. Ook zou de groep hetzelfde verhaal niet mechanisch moeten dupliceren. Een beheersmatrix voor sectoren en onderwerpen kan laten zien welke entiteiten en impacts elke conclusie ondersteunen, in welke norm het onderwerp is opgenomen, welke toelichtingen relevant zijn en of een toelichting “niet van toepassing” nodig is.

Illustratieve beheersmatrix voor sectoren en onderwerpen

Versiebeheer is daarom op twee niveaus van belang: de editie van de sectornorm en de ingangsdatum van de onderwerpnorm. Een rapport zou oude sectorale referentienummers niet moeten combineren met nieuwe klimaat- of energietoelichtingen zonder een gedocumenteerde, technisch beoordeelde overgangsroute.

Een GRI Sector Standard is van toepassing wanneer de rapportagegrens van de organisatie activiteiten omvat die binnen de in die standaard gedefinieerde sectoromvang vallen. Controleer alle activiteiten in plaats van te vertrouwen op het label van de moederentiteit of de belangrijkste omzetcode; als meer dan één gepubliceerde Sector Standard de rapportagegrens bestrijkt, beoordeel en gebruik dan elke toepasselijke standaard in het proces voor materiële onderwerpen en disclosures.

De GRI Content Index zou de titel, de verklaring van gebruik, de gebruikte editie van GRI 1, elke toepasselijke Sector Standard, de materiële onderwerpen, elke gerapporteerde disclosure en de locatie daarvan, en elke toegestane weglating met de reden en toelichting ervan moeten bevatten. De index zou ook toepasselijke sectoronderwerpen die niet-materieel zijn bevonden moeten identificeren en moeten toelichten waarom, sectorreferentienummers moeten gebruiken voor relevante gerapporteerde disclosures, en elke aanvullende sectordisclosure die de organisatie rapporteert moeten vermelden.