Short answer
The answer, before the reasoning
Een GRI-bewijsdossier moet een geïnformeerde beoordelaar in staat stellen elke materiële publieke claim te herleiden van de gepubliceerde formulering of metriek naar de oorspronkelijke bron, methodologie, berekening, bevestiging van de gegevenseigenaar, beoordelingscontrole en goedkeuring. GRI schrijft geen enkel softwareplatform, geen enkele mappenstructuur en geen universele bewaartermijn voor.
GRI vereist wel dat informatie wordt verzameld, vastgelegd, samengesteld en geanalyseerd zodat de kwaliteit ervan kan worden onderzocht. Het praktische doel is daarom een gecontroleerde bewijsarchitectuur: volledig genoeg om het verslag te onderbouwen, evenredig aan het risico, beschermd door toegangsregels en bewaard als een onveranderlijk record van de definitieve publicatie.
Het bewijsdossier is niet alleen bedoeld voor externe assurance. Het ondersteunt interne beoordeling, goedkeuring door het bestuur of management, audit trails, correcties, herzieningen, vergelijkende cijfers voor toekomstige jaren en verdedigbare publieke claims. Het creëert ook een veiligere grens tussen openbaar bewijs, gewone interne werkbestanden en beperkte informatie zoals persoonlijke gegevens over klachten, juridisch advies of commercieel gevoelige gegevens van leveranciers.
Snelle oriëntatie
Snelle oriëntatie
- Van toepassing op
- Elk GRI-rapportageproject, van rapportage in het eerste jaar tot volwassen gecontroleerde rapportage en voorbereiding op assurance.
- Primaire beslissing
- Welk bewijs moet worden bewaard, hoe het wordt geclassificeerd en gekoppeld, wie het beoordeelt en wanneer het kan worden verwijderd of gearchiveerd.
- Belangrijkste bron
- Het Verifieerbaarheidsbeginsel van GRI 1, ondersteund door Nauwkeurigheid, Evenwicht, Volledigheid, de bewijsbehoeften van GRI 2 en de materialiteitsdisclosures van GRI 3.
- Veelvoorkomende verwarring
- Het definitieve verslag, de inhoudsindex of een gedeelde schijf vol bestanden behandelen als voldoende bewijs zonder traceerbaarheid en versiebeheer.
Wat GRI vereist - en wat het aan de organisatie overlaat
Niet voorgeschreven door GRI
Een bepaald documentbeheerplatform, rapportagesoftware of een bepaalde cloudprovider.
Eén verplichte mappenstructuur, bestandsnaamgevingsconventie of indeling voor bewijs-ID's.
Een universeel aantal jaren voor het bewaren van elk bewijsitem.
Externe assurance voor elk GRI-verslag, hoewel GRI maatregelen aanmoedigt die de geloofwaardigheid vergroten.
Publicatie van elk intern of beperkt bewijsdocument.
Een juridische beoordeling van elke disclosure; de noodzaak en reikwijdte hangen af van de claim, jurisdictie en het risico.
Figuur 1. Een verdedigbaar bewijsdossier combineert een toegangsclassificatie, een traceerbaarheidsketen van publieke claim naar oorspronkelijke bron en goedkeuring, en een gecontroleerde mappenstructuur. De kwaliteit van bewijs hangt af van koppelingen, versiebeheer en evenredige toegang, niet van het volume van de bewaarde bestanden.
Rule
NORMATIEVE KERN
Volgens het Verifieerbaarheidsbeginsel moet informatie worden verzameld, vastgelegd, samengesteld en geanalyseerd zodat deze kan worden onderzocht om de kwaliteit ervan vast te stellen. De GRI-richtlijnen verwachten dat documentatie wordt georganiseerd voor beoordeling door andere personen dan de opstellers, dat belangrijke rapportagebeslissingen worden gedocumenteerd, dat oorspronkelijke bronnen kunnen worden geïdentificeerd en dat betrouwbare informatie de aannames en berekeningen ondersteunt. De organisatie zou verklaringen van oorspronkelijke bronnen moeten kunnen verkrijgen over de nauwkeurigheid binnen aanvaardbare marges en onzekerheid duidelijk moeten kunnen toelichten.
In de praktijk
De minimale traceerbaarheidsketen
| Koppeling | Vraag die het bewijs moet beantwoorden | Typisch record |
|---|---|---|
| 1. Gepubliceerde claim of disclosure | Wat heeft de organisatie precies gepubliceerd, waar, voor welke periode en voor welke afbakening? | Definitieve PDF-/webcapture; rij in de inhoudsindex; disclosure-ID; definitieve formulering; metriek en eenheid; publicatieversie. |
| 2. Oorspronkelijke bron | Waar is de onderliggende informatie ontstaan? | Systeemextract; factuur; meterbestand; HR-rapport; incidentregistratie; beleid; notulen; stakeholderregistratie; verklaring van een derde. |
| 3. Methodologie en transformatie | Hoe werd broninformatie gedefinieerd, gefilterd, omgezet, geschat, geclassificeerd of geaggregeerd? | Methodologienotitie; gegevenswoordenboek; rekenwerkmap; code/versie; aannames; emissiefactor; toewijzingsregels. |
| 4. Bevestiging door de gegevenseigenaar | Wie is verantwoordelijk voor de bron en bevestigt de volledigheid en juistheid? | Ondertekende verklaring; goedkeuring van de workflow; gecontroleerde e-mail; checklist voor de gegevenseigenaar; uitzonderingsverklaring. |
| 5. Beoordeling en aansluiting | Wie heeft de informatie kritisch beoordeeld en welke tests zijn uitgevoerd? | Herberekening; variantieanalyse; financiële of operationele aansluiting; steekproeftest; uitzonderingenlogboek; opmerkingen van de beoordelaar. |
| 6. Goedkeuring door het bestuur en definitieve vrijgave | Wie heeft de conclusie goedgekeurd en welke onwijzigbare versie is gepubliceerd? | Goedkeuring van het materiële onderwerp; goedkeuring van de rapportage; juridische beoordeling waar relevant; vastlegging door het management of bestuur; checklist voor vrijgave; bestands-hash of vergrendeld archief. |
In de praktijk
Bewijsklassen: openbaar, intern en beperkt toegankelijk
| Klasse | Voorbeelden | Behandeling van toegang en publicatie |
|---|---|---|
| Openbaar | Gepubliceerd verslag en GRI-inhoudsindex; openbaar beleid; openbare methodologieën; gepubliceerde gegevenstabellen; assuranceverklaring; openbare bronverwijzingen. | Mag worden gelinkt of openbaar gemaakt. Bewaar de exacte definitieve versie en openbare URL's. Openbaar betekent niet ongecontroleerd: archiveer de bron en publicatiedatum. |
| Intern | Systeemuittreksels; berekeningen; gegevenstoewijzingen; materialiteitsbestanden; samenvattingen van belanghebbenden; bevestigingen van gegevenseigenaren; werkdocumenten; beoordelingsnotities; conceptgoedkeuringen. | Beschikbaar voor geautoriseerde opstellers, beoordelaars en assuranceverleners. Bescherm tegen bewerking na de definitieve goedkeuring en bewaar voldoende context om het resultaat te reproduceren. |
| Beperkt toegankelijk | Persoonsgegevens over klachten of klokkenluidersmeldingen; juridisch advies; beschermde werknemersinformatie; commercieel gevoelige gegevens van leveranciers; beveiligingsgegevens; onderzoeksdossiers. | Gebruik toegang volgens het beginsel van minimale bevoegdheden, privacy- en juridische beheersmaatregelen. Verwijs via een beperkt toegankelijk bewijs-ID of een gecontroleerde samenvatting in plaats van gevoelige details te kopiëren naar breed toegankelijke rapportagemappen. |
In de praktijk
Aanbevolen gecontroleerde mappenstructuur
| Map | Inhoud en doel van de beheersmaatregel |
|---|---|
| 00_Admin_en_Bronregister | Projectcharter, rapportagetijdschema, standaarden en edities, bronregister, rollen, toegangsmatrix, bewijsregister, goedkeuringsmatrix en update-logboek. |
| 01_Afbakening_en_perimeter | Rapporterende organisatie, lijst van juridische entiteiten, financiële aansluiting, sitelijst, waardeketenkaart, afbakeningen van metrics, acquisities/desinvesteringen en goedkeuringen van de afbakening. |
| 02_Materialiteit_en_impacts | Contextanalyse, impactinventaris, beoordeling van de Sector Standard, beoordeling van significantie, drempelwaarde, groepering van onderwerpen, toetsing, goedkeuring van materiële onderwerpen en onderbouwing voor Disclosure 3-1/3-2. |
| 03_Betrokkenheid_van_belanghebbenden | Kaart van belanghebbenden, beoordeling van bestaande kanalen, engagementbriefings, toestemming en waarborgen, notities, enquêtemethodologie, samenvattingen van klachten, deskundigenonderbouwing en beperkingen. |
| 04_Methodologieën_en_metrics | Datadictionary, definities van metrics, berekeningsmethoden, emissiefactoren, schattingen, aannames, herzieningen, eenheden, transformaties en versies van code of werkboeken. |
| 05_Opstellen_en_in_kaart_brengen_van_disclosures | GRI 2-matrix, 3-3-bestanden, mapping van Topic Standards, verwijzingen naar Sector Standards, memo's over weglatingen, conceptformuleringen, review met annotaties en werkbestand van de contentindex. |
| 06_Review_en_goedkeuringen | Verklaringen van data-eigenaren, technische review, juridische/privacyreview waar relevant, interne audit, assuranceverzoeken, notulen van governanceorganen, issue-log en definitieve goedkeuring. |
| 07_Publicatie_en_kennisgeving | Definitief rapport, definitieve contentindex, links naar openbare bronnen, taalversies, webcaptures, publicatiechecklist, bestands-hashes, kennisgeving/registratie en bevestiging. |
| 08_Archief_en_wijzigingslogboek | Onveranderlijke definitieve bewijsset, vervangen versies, correctieregistraties, herzieningen, bewaarbeleggingsbesluiten, juridische bewaarplichten en overdracht voor toekomstige jaren. |
In de praktijk
Bronnenregister: het controlecentrum van het pakket
| Veld | Doel |
|---|---|
| Bewijs-ID | Stabiele identificatie die wordt gebruikt in berekeningen, reviewnotities, disclosures en verwijzingen met beperkte toegang. |
| Disclosure-/claimkoppeling | GRI disclosure, materieel onderwerp, rij in de contentindex of openbare verklaring die door het bewijs wordt onderbouwd. |
| Beschrijving en eigenaar van de bron | Wat de bron is, waar deze vandaan komt, de verantwoordelijke functie en het contact. |
| Periode en afbakening | Rapportageperiode, afsluitdatum, entiteiten, locaties, werknemers, producten, segment van de waardeketen en uitsluitingen. |
| Versie en datum van opvraging | Exacte bestands-/systeemversie, tijdstip van extractie en of de bron kan worden gereproduceerd. |
| Methode / transformatie | Berekening, mapping, schatting, conversie, aggregatie of oordeel dat na extractie is toegepast. |
| Kwaliteit en beperkingen | Volledigheid, nauwkeurigheid, onzekerheid, ontbrekende reikwijdte, handmatige interventie en bekende tekortkoming in de beheersing. |
| Toegangsclassificatie | Openbaar, intern of beperkt toegankelijk, plus geautoriseerde rollen en opslaglocatie. |
| Beoordeling en goedkeuring | Opsteller, beoordelaar, bevestiging door de data-eigenaar, goedkeurder, datum en openstaande kwesties. |
| Bewaring en blokkering | Bewaarregel, archiveringsdatum, verwijderingsdatum, juridische bewaarbelemmering, privacybeperking en aanleiding voor beoordeling. |
Praktische conventie voor bestandsnamen
Voorbeeld van een bestandsnaam: 2026_EVD-ENE-014_GRI-302-1_Group_Energy-Calculation_v03_APPROVED.xlsx. De exacte conventie is optioneel, maar deze moet de periode, bewijsverwijzing, het onderwerp, de reikwijdte, de versie en de status zichtbaar maken zonder het bestand te openen. Vermijd namen zoals “final-final-new.xlsx” of het overschrijven van de beoordeelde versie met een later concept.
Rule
NAAMPATROON
[Rapportagejaar]_[Bewijs-ID]_[Informatieverschaffing of onderwerp]_[Entiteit of reikwijdte]_[Documenttype]_[Versie]_[Status].ext
In de praktijk
Bewijscategorieën per rapportageactiviteit
| Activiteit | Te bewaren bewijs | Belangrijkste beheersingsmaatregel |
|---|---|---|
| Bronstandaarden en interpretatie | Officiële standaarden, wijzigingen, veelgestelde vragen, ingangsdata, interne technische memo’s en goedgekeurde terminologie. | Bronversie en exact ankerpunt voor elke normatieve bewering. |
| Rapportagegrens | Entiteitenregister, locatielijst, financiële aansluiting, waardeketenkaart, beslissingen over de afbakening en wijzigingen. | Sluit elke maatstaf en elk narratief aan op de goedgekeurde afbakening. |
| Materialiteit | Impactinventaris, bewijs van belanghebbenden/deskundigen, significantiebeoordeling, drempelwaarde, beoordeling van de sectorspecifieke standaard, toetsing en goedkeuring. | Herleid elk materieel onderwerp tot bewijs, criteria en goedkeuring; bewaar de motivering voor uitgesloten onderwerpen. |
| Narratieve informatieverschaffing | Beleid, procedures, verantwoordelijkheden, notulen, implementatieregisters, resultaten, incidenten, beperkingen en opmerkingen bij de beoordeling. | Onderbouw een bewering over doeltreffendheid niet uitsluitend met het bestaan van beleid of een activiteit. |
| Kwantitatieve maatstaven | Oorspronkelijke extractie, datadictionary, berekening, factor, eenheidsconversie, schatting, aansluiting, goedkeuring door de data-eigenaar en variantiebeoordeling. | Een beoordelaar kan het getal reproduceren en de afbakening, periode en veronderstellingen identificeren. |
| Doelstellingen en toezeggingen | Goedgekeurde doelstelling, uitgangswaarde, afbakening, methodologie, goedkeuring door het bestuur, berekening van de voortgang en wijzigingsregistratie. | De openbare formulering komt overeen met de goedgekeurde toezegging en stelt de zekerheid of reikwijdte niet te stellig voor. |
| Redenen voor weglating | Openbaarmakingsspecifieke analyse, toegestane reden, juridische/vertrouwelijkheidsgrondslag, registratie van ontbrekende reikwijdte, toelichting en herstelplan. | De openbare toelichting komt overeen met het bewijsmateriaal en de weglating is toegestaan. |
| Inhoudsindex en verklaring | Definitieve mapping van openbaarmakingen, linktest, titels van standaarden, sectorverwijzingen, formele goedkeuring van de verklaring en vrijgaveversie. | De index verwijst naar inhoudelijke actuele openbaarmakingen en de claim komt overeen met de voltooide checklist. |
| Assurance en beoordeling | Verzoeklijst, steekproeven, bevindingen, reacties, correcties, openstaande punten, conclusie en verklaringen van het management. | Houd assurance-bewijsmateriaal gescheiden van de eigen goedkeuring van de organisatie en stel de reikwijdte van de assurance niet te stellig voor. |
Bevestiging door de data-eigenaar: wat deze moet omvatten
Het bronsysteem of de bronregistratie en de extractiedatum zijn geïdentificeerd.
De populatie, entiteit, locatie, het personeelsbestand, product of de waardeketenafbakening is volledig, of beperkingen zijn gespecificeerd.
Definities, eenheden, verslagperiode en regels voor de afsluitdatum zijn begrepen en toegepast.
Handmatige aanpassingen, schattingen en uitsluitingen zijn opgenomen en onderbouwd.
De data-eigenaar heeft ongebruikelijke bewegingen, negatieve resultaten en bekende incidenten beoordeeld, niet alleen het eindtotaal.
Het aangeleverde bestand is de beoordeelde versie en is na de bevestiging niet gewijzigd.
De data-eigenaar begrijpt de voorgestelde openbare claim en heeft formuleringen gesignaleerd die verder gaan dan het bewijsmateriaal.
Openstaande punten, hersteldata en verantwoordelijke personen zijn geregistreerd.
In de praktijk
Bewaarlogica: geen universeel aantal, maar een gecontroleerde beslissing
| Bewaarfactor | Vraag voor het beleid |
|---|---|
| Wettelijke en regelgevende vereisten | Vereisen het vennootschapsrecht, belasting-, arbeids-, milieu- of privacyregels, regels voor archivering of sectorregels een bepaalde bewaartermijn of verwijderingstermijn? |
| Assurance- en auditcyclus | Hoe lang moet bronbewijsmateriaal beschikbaar blijven voor huidige en toekomstige assurance, interne audit, beoordeling door toezichthouders of kredietverstrekkers? |
| Vergelijkende cijfers en herzieningen | Hoeveel verslagperioden zijn nodig om trends te reproduceren, wijzigingen in de methodologie toe te lichten en herzieningen te onderbouwen? |
| Claims en verjaringstermijnen | Kan de openbaarmaking relevant zijn voor een rechtszaak, onderzoek, klacht, contractuele kwestie of betwisting van een publieke claim? Is een juridische bewaarbevriezing vereist? |
| Privacy en dataminimalisatie | Blijft het bewaren van persoonlijke of gevoelige gegevens noodzakelijk en rechtmatig? Kan het bewijsmateriaal worden geanonimiseerd, geaggregeerd of vervangen door een gecontroleerde weergave? |
| Contractuele verplichtingen en verplichtingen jegens cliënten | Leggen contracten met leveranciers, klanten, subsidieverstrekkers, financiers, assuranceverleners of consultants verplichtingen op met betrekking tot bewaring, vertrouwelijkheid of teruggave/vernietiging? |
| Bedrijfscontinuïteit en kennisoverdracht | Welk minimum aan bewijsmateriaal is nodig voor de verslaggeving van volgend jaar, personeelswisselingen, continuïteit van de methodologie en correctie van fouten? |
| Controle op opslag en verwijdering | Wie keurt archivering of verwijdering goed, hoe wordt verwijdering aangetoond en hoe wordt omgegaan met back-ups, exports en beperkte kopieën? |
Rule
BEWAARPRINCIPE
Bepaal de bewaartermijn per bewijscategorie en risico, niet op basis van één willekeurige termijn voor elk bestand. Voor een beperkt toegankelijk klachten- of bezwaarschrift kan een kortere, door privacy ingegeven termijn of een legal hold nodig zijn, terwijl een goedgekeurde methodologie, baseline en definitieve berekening mogelijk langer moeten worden bewaard ter ondersteuning van vergelijkende cijfers en herzieningen.
Hypothetisch voorbeeld: een energiemaatstaf onder beoordeling
Bij de beoordeling van het bewijspakket wordt aan elke bron van een locatie een bewijs-ID toegekend, worden de oorspronkelijke extracten bewaard, worden de uiterste datum voor gegevensverwerving en de schattingsmethode gedocumenteerd, wordt een methodologie voor berekening en eenheidsconversie toegevoegd en worden bevestigingen van de gegevenseigenaren verkregen. Een beoordelaar berekent het totaal opnieuw, stemt het af op locatiegegevens en stelt het verhaal over de vermindering ter discussie. De definitieve openbaarmaking licht de afbakening en de materiële operationele factor toe, in plaats van de volledige vermindering aan efficiëntiemaatregelen toe te schrijven. Het goedgekeurde werkboek en de openbare formulering worden in de definitieve release-set aan elkaar gekoppeld.
Hypothetical scenario
HYPOTHETISCH SCENARIO
Een groep rapporteert het totale energieverbruik en een vermindering ten opzichte van het voorgaande jaar. Het berekeningswerkboek bevat gekopieerde waarden van twaalf locaties, maar de oorspronkelijke meterbestanden zijn niet gekoppeld, één locatie gebruikt geschatte gegevens, een overgenomen faciliteit is slechts voor zes maanden opgenomen en de claim over de vermindering licht een productiestop niet toe. Het spreadsheet heet “Energy final v7”.
Illustrative only. It shows how the decision is made, not wording that can be copied or relied on.
In de praktijk
Zwakke versus sterkere bewijsarchitectuur
| Criterium | Zwak pakket | Sterker pakket |
|---|---|---|
| Traceerbaarheid | Bestanden zijn per afdeling gegroepeerd, maar niet aan claims gekoppeld. | Elke claim en elke regel in de inhoudsindex is gekoppeld aan bewijs-ID's en de beoordelingsstatus. |
| Oorspronkelijke bronnen | Alleen gekopieerde waarden of schermafbeeldingen zijn overgebleven. | Oorspronkelijke extracten worden bewaard met de datum van opvraging, de eigenaar en informatie over reproduceerbaarheid. |
| Methodologie | De opsteller begrijpt de berekening, maar er is geen methode gedocumenteerd. | Definities, afbakening, transformaties, schattingen, factoren en wijzigingen zijn vastgelegd. |
| Versiebeheer | Bestanden worden overschreven en “definitief” heeft meerdere betekenissen. | Concept-, beoordeelde, goedgekeurde en gepubliceerde versies zijn onderscheiden; de release-set is onveranderlijk. |
| Goedkeuringen | Goedkeuring wordt afgeleid uit een e-mailwisseling. | Goedkeuringen door de gegevenseigenaar, de technisch beoordelaar en governance zijn expliciet en aan een versie gekoppeld. |
| Beperkte gegevens | Gevoelige gegevens worden naar breed toegankelijke mappen gekopieerd. | Bewijs met toegangsbeperkingen wordt gescheiden bewaard, de toegang wordt gecontroleerd en het bewijs wordt via niet-gevoelige ID's of samenvattingen gekoppeld. |
| Bewaartermijn | Alles wordt voor altijd bewaard of ad hoc verwijderd. | Bewaring op basis van categorieën, privacybeoordeling, juridische bewaarplichten, archivering en vernietiging zijn beheerst. |
In de praktijk
Veelgemaakte fouten en correcties
| Fout | Waarom dit niet werkt | Correctie |
|---|---|---|
| Alleen het eindrapport bewaren | De gepubliceerde output laat niet de bron, methode, beoordeling of goedkeuring zien die eraan ten grondslag ligt. | Archiveer de volledige keten van bewering tot bron en het definitieve vrijgaveregister. |
| E-mailinboxen gebruiken als opslagplaats voor bewijsmateriaal | Toegang, bewaring, versiebeheer en overdracht zijn niet beheerst. | Verplaats goedgekeurd bewijsmateriaal en bevestigingen naar het beheerst dossier met stabiele ID's. |
| Elke conceptversie bewaren zonder status | Beoordelaars kunnen de goedgekeurde versie niet identificeren en kunnen vertrouwen op achterhaalde informatie. | Gebruik duidelijke statussen, wijzigingslogboeken en een onveranderlijke definitieve set; archiveer vervangen versies afzonderlijk. |
| Aannemen dat het bestaan van beleid de doeltreffendheid bewijst | Beleid ondersteunt een procesbeschrijving, maar geen bewering over resultaten of vermindering van impact. | Bewaar bewijs van implementatie en resultaten en betwist causale formuleringen. |
| Geen bewijsmateriaal voor negatieve resultaten of beperkingen | Het dossier ondersteunt alleen positieve beweringen, wat Evenwicht en geloofwaardigheid ondermijnt. | Bewaar bewijs van incidenten, lacunes, onzekerheid en corrigerende maatregelen en laat dit tot uiting komen in de openbare formulering. |
| Gegevens over persoonlijke klachten kopiëren naar de rapportagemap | Dit creëert risico's voor privacy, represailles en toegang. | Houd casusgegevens beperkt toegankelijk; gebruik geanonimiseerde samenvattingen, bewijs-ID's en geautoriseerde beoordeling. |
| Eén bewaartermijn gebruiken voor alle bestanden | Dit kan in strijd zijn met het verwijderen van persoonsgegevens, juridische bewaarplichten, assurancebehoeften of contractuele verplichtingen. | Voer bewaring op basis van categorieën en risico's in, met gedocumenteerde goedkeuring. |
| Geen verband tussen late correcties en goedkeuringen | Het rapport kan na goedkeuring worden gewijzigd zonder nieuwe beoordeling. | Gebruik wijzigingsbeheer dat de betrokken beweringen, het bewijsmateriaal, de goedkeurders en de publicatiebestanden identificeert. |
Rule
MYTHE VERSUS WERKELIJKHEID
Mythe: “Een bewijspakket is gewoon een map vol brondocumenten.” Realiteit: volume is geen traceerbaarheid. Een deugdelijk onderbouwd pakket koppelt elke openbare bewering aan de relevante bron, methode, eigenaar, beoordeling, beperking en goedkeuring, terwijl de toegang wordt beheerst en de exacte bewijsset achter de gepubliceerde versie wordt behouden.
Gereedheid
Checklist voor gereedheid voor interne beoordeling of assurance
- Een beheerst bronregister omvat elke materiële informatieverschaffing, maatstaf, weglating en gebruiksverklaring.
- Elk bewijsstuk heeft een stabiele ID, eigenaar, periode, afbakening, versie, toegangsclassificatie en beoordelingsstatus.
- Oorspronkelijke brongegevens kunnen worden geïdentificeerd en, waar nodig, vanuit het bronsysteem worden gereproduceerd.
- Methodologieën, definities, eenheden, transformaties, schattingen en aannames zijn gedocumenteerd en actueel.
- Oordelen over materialiteit, input van belanghebbenden, de drempelwaarde en goedkeuringen zijn traceerbaar naar Disclosure 3-1 en 3-2.
- Elk materieel onderwerp heeft bewijs ter ondersteuning van de overeenkomstige Disclosure 3-3 en relevante informatieverschaffingen uit de Topic Standards.
- Verklaringen van gegevenseigenaren omvatten volledigheid, nauwkeurigheid, afbakening, schattingen en bekende beperkingen.
- Tests van beoordelaars, aansluitingen, uitzonderingen en correcties zijn gedocumenteerd en opgelost of transparant openstaand.
- Openbaar, intern en beperkt toegankelijk bewijs zijn gescheiden en aan toegangsbeheer onderworpen.
- Beperkingen op het gebied van wetgeving, privacy, vertrouwelijkheid en assurance worden aangepakt zonder rapporteerbare beperkingen te verhullen.
- De definitieve inhoudsindex, gebruiksverklaring, het rapport en de weblinks zijn vergrendeld op de goedgekeurde bewijsset.
- Publicatie, GRI-melding of registratie, correcties, herzieningen en beslissingen over bewaring hebben duidelijke eigenaren en vastleggingen.
Een bevestiging van de gegevenseigenaar moet de bron en extractiedatum identificeren en de populatie, afbakening, definities, eenheden, verslagperiode en afsluitdatum bevestigen, en daarbij aanpassingen, schattingen, uitsluitingen en beperkingen vermelden. Ook moet daarin de beoordeling van ongebruikelijke bewegingen, negatieve resultaten en bekende incidenten, de bevestigde bestandsversie, eventuele formuleringen die verder gaan dan het bewijs en openstaande kwesties met eigenaren en datums worden vastgelegd.
Bewijsstukken over persoonlijke klachten moeten als informatie met beperkte toegang worden opgeslagen, onder toepassing van toegang volgens het beginsel van minimale bevoegdheden, privacy- en wettelijke beheersmaatregelen, en niet in de gewone rapportagemap. Koppel deze via een beperkte bewijs-ID of een geanonimiseerde, beheerste samenvatting, en stel bewaartermijnen of juridische bewaarplichten vast op basis van de bewijscategorie en het risico, terwijl geautoriseerde beoordeling wordt vastgelegd.
Zelfcontrole
- Wat is het verschil tussen het bezitten van bewijs en het hebben van een traceerbare bewijsarchitectuur?
- Waarom mogen beperkte persoonsgegevens niet naar de gewone rapportagemap worden gekopieerd?
- Welke zes koppelingen moet een beoordelaar kunnen volgen vanaf een gepubliceerde maatstaf?
- Waarom is één universele bewaartermijn ongeschikt voor elke bewijscategorie?
Vragen
Vragen die mensen stellen
Welke documenten moeten voor een GRI-rapport worden bewaard?
Volgens het Verifieerbaarheidsbeginsel moet informatie worden verzameld, vastgelegd, samengesteld en geanalyseerd zodat deze kan worden onderzocht om de kwaliteit ervan vast te stellen. GRI-richtlijnen verwachten dat documentatie wordt georganiseerd voor beoordeling door anderen dan de opstellers, dat belangrijke rapportagebeslissingen worden gedocumenteerd, dat oorspronkelijke bronnen identificeerbaar zijn en dat betrouwbare bewijsstukken aannames en berekeningen ondersteunen.
Schrijft GRI een structuur voor de bewijsmappen voor?
Een GRI-bewijspakket moet een geïnformeerde beoordelaar in staat stellen elke materiële openbare bewering te traceren van de gepubliceerde formulering of maatstaf terug naar de oorspronkelijke bron, methodologie, berekening, bevestiging van de gegevenseigenaar, beoordelingscontrole en goedkeuring. GRI schrijft geen specifiek softwareplatform, mappenstructuur of universele bewaartermijn voor.
Wat moet een bevestiging van de gegevenseigenaar omvatten?
Een bevestiging van de gegevenseigenaar moet de bron en extractiedatum identificeren en de populatie, afbakening, definities, eenheden, verslagperiode en afsluitdatum bevestigen, en daarbij aanpassingen, schattingen, uitsluitingen en beperkingen vermelden. Ook moet daarin de beoordeling van ongebruikelijke bewegingen, negatieve resultaten en bekende incidenten, de bevestigde bestandsversie, eventuele formuleringen die verder gaan dan het bewijs en openstaande kwesties met eigenaren en datums worden vastgelegd.
Hoe lang moet GRI-bewijs worden bewaard?
Een GRI-bewijspakket moet een geïnformeerde beoordelaar in staat stellen elke materiële openbare bewering te traceren van de gepubliceerde formulering of maatstaf terug naar de oorspronkelijke bron, methodologie, berekening, bevestiging van de gegevenseigenaar, beoordelingscontrole en goedkeuring. GRI schrijft geen specifiek softwareplatform, mappenstructuur of universele bewaartermijn voor.
Hoe moeten vertrouwelijke bewijsstukken over klachten worden opgeslagen?
Bewijsstukken over persoonlijke klachten moeten als informatie met beperkte toegang worden opgeslagen, onder toepassing van toegang volgens het beginsel van minimale bevoegdheden, privacy- en wettelijke beheersmaatregelen, en niet in de gewone rapportagemap. Koppel deze via een beperkte bewijs-ID of een geanonimiseerde, beheerste samenvatting, en stel bewaartermijnen of juridische bewaarplichten vast op basis van de bewijscategorie en het risico, terwijl geautoriseerde beoordeling wordt vastgelegd.
In de praktijk
Gerelateerde standaarden en praktische verbanden
| Relatie | Referentie | Praktisch verband |
|---|---|---|
| Primair | GRI 1, Verifiability principle | Organisatie van bewijsmateriaal, controleerbaarheid, oorspronkelijke bronnen, aannames, berekeningen en onzekerheid. |
| Ondersteunend | GRI 1, Accuracy, Balance and Completeness | Kwaliteit van bewijsmateriaal, negatieve informatie, reikwijdte en ontbrekende dekking. |
| Implementatie | GRI 2 disclosures | Bewijsmateriaal over de entiteit, governance, beleid, personeelsbestand, klachten, assurance en verslagperiode. |
| Implementatie | GRI 3 disclosures | Proces voor materialiteit, bewijsmateriaal van belanghebbenden en deskundigen, materiële onderwerpen en bewijsmateriaal over het management. |
| Publicatie | GRI 1 Requirements 6-9 | Registraties van weglatingen, inhoudsopgave, goedkeuring van de verklaring en bewijsmateriaal van kennisgeving. |
| Assurance | Organisatie-specifieke assurancecriteria en reikwijdte van de opdracht | Aanvullende vereisten voor bewijsmateriaal en bewaring kunnen van toepassing zijn; ga er niet van uit dat GRI alleen het assurance-dossier bepaalt. |
Sources
Primary sources
- GRI 1: Foundation 2021 — Verifiability principle en sectie 5.2 over geloofwaardigheid en interne beheersingsmaatregelen
- GRI 2: General Disclosures 2021 — reikwijdte van de entiteit, verslagperiode, herzieningen, assurance, governance, beleid, klachten en informatieverschaffing over belanghebbenden
- GRI 3: Material Topics 2021 — identificatie van impacts, bronnen, reikwijdte, beperkingen, significantie, drempel, belanghebbenden, deskundigen en goedkeuring
- GRI Standards Glossary 2025 — termen voor impact, belanghebbende, zakelijke relaties en de waardeketen
- GRI Standards Report Registration System FAQs — timing van kennisgeving en bewijsmateriaal van rapportregistratie
Take it with you
The checklists as a working spreadsheet
Every checklist and table on this page, with empty status, owner and evidence columns for your team to fill in and keep.
✓ LRA AI Assistant · Human-in-the-loop
Ask about this guide
De Assistent antwoordt op basis van deze pagina en raadpleegt gekoppelde disclosurekaarten bij vragen over de standaard zelf. De eerste twee antwoorden zijn gratis, zonder inloggen.
Verder verdiepen · GRI
Gecertificeerde training in de GRI Standards
Een volledige rapportagecyclus met een mentor: impactinventarisatie, drempelwaarde, selectie van Topic-standaarden, Content Index en gereedheid voor assurance.
Available as Guided Flex, Live Cohort, 1:1 Expert Mentorship or Corporate Programme.
