Schattingen in GRI-rapportage

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

Weinig duurzaamheidsrapporten uit het eerste jaar zijn volledig opgebouwd uit gemeten, door systemen gegenereerde gegevens. Scope 3-emissies kunnen berusten op uitgaven- of leveranciersproxies; totalen van het personeelsbestand kunnen schattingen vereisen wanneer lokale systemen niet op elkaar aansluiten; de dekking van de toeleveringsketen kan worden geëxtrapoleerd uit steekproeven; en biodiversiteitsbeoordelingen maken vaak gebruik van secundaire of gemodelleerde datasets voordat locatiegebonden ecologische onderzoeken zijn afgerond. Als al deze informatie als niet-toegestaan wordt behandeld, zouden veel toelichtingen onmogelijk worden. Als elk benaderend getal als aanvaardbaar wordt behandeld, zou het rapport onbetrouwbaar worden.

De werkelijke rapportagebeslissing is daarom niet 'schatting of geen schatting'. Het gaat erom of de voorgestelde schatting geschikt is voor de besluitvorming en de toelichting, of de resterende onzekerheid de conclusie van de lezer zou kunnen veranderen en of de organisatie de methode kan uitleggen en reproduceren. Een transparante schatting is een gecontroleerde rapportagemethode. Een onverklaard getal is slechts een gegevensleemte die als precisie wordt vermomd.

GRI 1 stelt geen universele numerieke foutdrempel of één enkele hiërarchie van aanvaardbare schattingen vast. In plaats daarvan stelt het rapportageprincipes vast die de oordeelsvorming sturen. Op grond van het Accuraatheidsbeginsel rapporteert de organisatie informatie die correct en voldoende gedetailleerd is voor een beoordeling van haar impacts. De bijbehorende richtsnoeren vragen de organisatie om geschatte gegevens te identificeren en de onderliggende veronderstellingen, technieken en beperkingen toe te lichten. Op grond van Verifieerbaarheid moet de organisatie originele bronnen, bewijs ter onderbouwing van veronderstellingen en berekeningen, interne controles en duidelijke toelichtingen op onzekerheid bewaren.

Vergelijkbaarheid voegt een tijdsdimensie toe. Methoden en veronderstellingen moeten consistent worden toegepast. Wanneer een nieuwe methode, definitie, overname, afstoting of correctie eerdere informatie materieel wijzigt, vereist GRI 2-4 dat de organisatie de herziening rapporteert, uitlegt waarom deze is aangebracht en het effect beschrijft. Volledigheid voorkomt dat een schatting wordt gebruikt om een weggelaten entiteit, locatie of impact te verbergen die nodig is om de prestaties van de organisatie te begrijpen.

Een schatting moet worden geaccepteerd omdat deze de beoogde informatiebehoefte kan ondersteunen, niet simpelweg omdat deze een getal oplevert. Het rapportageteam moet eerst de exacte vereiste, populatie, afbakening, periode en beslissing definiëren. Vervolgens kan het de schatting toetsen aan de onderstaande criteria. Een zwak resultaat betekent niet altijd dat informatie moet worden weggelaten: de methode kan worden verbeterd, de toelichting kan worden uitgesplitst, of een bereik kan eerlijker zijn dan een puntschatting.

Figuur 1. Beslislogica voor gemeten gegevens, een bruikbare schatting of een toegestane reden voor weglating. Dit is een hulpmiddel voor de implementatie van LRA; de relevante toelichtingsvereiste en de GRI-toestemmingen voor weglating moeten nog steeds worden gecontroleerd.

De methode houdt geen verband met de toelichting of impact en zou lezers misleiden over wat is gemeten.

De niet-afgedekte populatie kan significante impacts bevatten, maar de omvang of kenmerken ervan zijn onbekend.

Redelijke alternatieve aannames leveren resultaten op die een materiële conclusie zouden veranderen, en de onzekerheid kan niet op betekenisvolle wijze worden gecommuniceerd.

De berekening kan niet worden gereconstrueerd omdat brongegevens, factoren, transformaties of goedkeuringen niet zijn bewaard.

Een juridisch, contractueel of wetenschappelijk oordeel wordt vervangen door een generieke numerieke proxy buiten de deskundigheid van het rapportageteam.

De schatting wordt gebruikt ter onderbouwing van een bewering over het behalen van een doel, een vermindering of de effectiviteit, terwijl het bewijs dit niet kan aantonen.

Een gerapporteerde schatting moet worden beheerd als een beheerst datapunt, niet als een voetnoot die aan het einde van het opstellen wordt toegevoegd. De registratie moet een beoordelaar in staat stellen de gepubliceerde waarde te herleiden tot de bronpopulatie, methode, aannames, onzekerheid, beheersmaatregelen en toekomstige verbetering. Dezelfde registratie ondersteunt ook een consistente behandeling in de volgende verslaggevingscyclus.

Figuur 2. Bewijslagen achter een gerapporteerde schatting. Elke laag moet zichtbaar zijn in de interne registratie, ook wanneer alleen de materiële methodologie en beperking worden gepubliceerd.

De openbare toelichting zou evenredig moeten zijn aan de betekenis en onzekerheid van de schatting. Voor een routinematige schatting met een laag risico kan één duidelijke zin over de methodologie volstaan. Voor een belangrijke Scope 3-, personeels-, toeleveringsketen- of biodiversiteitsschatting kunnen de populatie, dekking, bron van de factor of het model, veronderstellingen, bekende beperkingen, sensitiviteit en het verbeteringsplan nodig zijn. Het doel is niet om elk detail uit het spreadsheet te publiceren. Het doel is gebruikers van de informatie voldoende context te geven om te begrijpen wat de waarde vertegenwoordigt en wat deze niet vertegenwoordigt.

Onzekerheid moet worden beheerst in verhouding tot de gevoeligheid van beslissingen. Niet elke schatting vereist een formeel betrouwbaarheidsinterval. Het rapportageteam moet echter begrijpen hoe het resultaat verandert wanneer de inputs die het meest afhankelijk zijn van oordeelsvorming, veranderen. Een gevoeligheidsanalyse kan aan het licht brengen dat een ogenschijnlijk onbeduidende aanname het resultaat bepaalt, dat een rangschikking van impacts instabiel is, of dat een gepubliceerde reductie binnen de bandbreedte van methodologische onzekerheid valt.

Het verbeteren van een schatting is niet slechts een doelstelling van een dataproject. Het kan de vergelijkbaarheid veranderen. Voordat een proxy of model wordt vervangen, moet het team beoordelen of historische informatie op de nieuwe basis kan en moet worden herberekend. Als een wijziging eerder gerapporteerde informatie materieel verandert, moet het verslag de reden, het effect en de verwerking van vergelijkende cijfers onder GRI 2-4 toelichten. Een lager cijfer voor emissies of incidenten na een wijziging in de methodologie mag niet als operationele verbetering worden gepresenteerd, tenzij het bewijs die conclusie ondersteunt.

Definieer de beoogde situatie: gemeten, leveranciersspecifieke, locatiespecifieke, meer representatieve secundaire gegevens of een beter model.

Geef prioriteit aan schattingen die groot zijn, besluitgevoelig zijn, verband houden met doelstellingen of openbare claims, of waarschijnlijk binnen de reikwijdte van assurance vallen.

Wijs een verantwoordelijke, mijlpaal en criterium voor gegevenskwaliteit toe in plaats van een algemene belofte om 'gegevens te verbeteren'.

Test de nieuwe methode waar mogelijk parallel aan de oude methode en kwantificeer het effect.

Pas een gedocumenteerd criterium voor herziening toe en verkrijg goedkeuring voordat de gepubliceerde trend wordt gewijzigd.

Werk de methodologienotitie, het bronregister, het berekeningsbestand, de verwijzing naar de Content Index en het AI-klare bestand gelijktijdig bij.

Het rapportageteam definieert eerst de drie afzonderlijke populaties in plaats van één overkoepelend label ‘geschatte gegevens’ toe te passen. Voor emissies van ingekochte goederen gebruikt het op uitgaven gebaseerde factoren voor de aankopen en leveranciersspecifieke fysieke gegevens voor strategische leveranciers. Voor niet-werknemers past het de toestemming voor schattingen en de richtsnoeren voor afronding in GRI 2-8 toe, ondersteund door overzichten van contractanten en factuurgegevens. Voor de biodiversiteitsscreening gebruikt het een benoemde geospatiale dataset om potentiële inkoopgebieden met een hoog risico te lokaliseren en vermijdt het expliciet om het model als een locatiebeoordeling te beschrijven.

Het team berekent het geschatte aandeel van elk totaal, voert een gevoeligheidsanalyse uit op de grootste Scope 3-factor, stemt schattingen van werknemers af op uitgaven voor contractanten en toegangsgegevens, en legt de modelresolutie voor biodiversiteit vast. Het maakt de beperkingen bekend naast de getroffen maatstaven en kent afzonderlijke verbeteringsmijlpalen toe: activiteitsgegevens van leveranciers binnen twaalf maanden, een geharmoniseerd contractantenregister tegen het einde van het volgende jaar, en een veldbeoordeling voor twee inkoopregio’s met een hoog risico. Uit de schattingsregistraties blijkt duidelijk dat de drie methoden in verschillende informatiebehoeften voorzien en verschillende onzekerheden met zich meebrengen.

Waarom dit werkt: de getroffen waarde, populatie, methode, reden, grondslag van de factor, onzekerheid, beheersingsmaatregel, verbeteringsactie en behandeling van vergelijkende informatie worden geïdentificeerd. Er wordt niet geïmpliceerd dat de schatting exact is, extern is verzekerd of bewijs vormt van een emissiereductie.

Gemodelleerde biodiversiteitsgegevens kunnen worden gebruikt wanneer zij geschikt zijn voor het rapportagedoel en transparant worden geïdentificeerd, in plaats van te worden gepresenteerd als een op de locatie gemeten feit. Leg het model, de bron, de resolutie, de aannames, de dekking en de beperkingen uit, bewaar reproduceerbaar bewijsmateriaal en toetsingscontroles, en verbeter of onthoud conclusies wanneer onzekerheid het begrip van de lezer wezenlijk zou kunnen veranderen.