Checklist voor beoordeling van de GRI-inhoudsopgave: 25 controles vóór publicatie

Technische status: publicatieconcept op basis van de bron; vóór vrijgave is een laatste technische beoordeling door een persoon vereist.

De GRI-inhoudsopgave is de navigatiekaart van de gerapporteerde informatie. Volgens GRI 1 Vereiste 7 moet deze de rapportagebewering, editie van GRI 1, toepasselijke Sectorstandaarden, materiële onderwerpen, gerapporteerde disclosures, bronnen, locaties en redenen voor weglating identificeren, samen met specifieke informatie uit de Sectorstandaarden. Vereiste 8 stelt de verklaring van gebruik vast. Dit zijn geen voorkeuren voor de opmaak: ze maken deel uit van de voorwaarden voor rapportage in overeenstemming met de standaarden.

Een laatste beoordeling heeft daarom twee taken. Zij toetst de inhoudsopgave als rapportageartefact en toetst de route van elke rij naar de gepubliceerde disclosure. De tweede taak is waar veel beoordelingen tekortschieten. Een paginanummer kan correct zijn en toch leiden naar een kop, een algemene beleidsverklaring of een gedeeltelijk antwoord. De beoordelaar moet de disclosure op het niveau van het vereiste toetsen.

Bevries de kandidaat-publicatieset. Identificeer het exacte te toetsen rapport in PDF-formaat, het bestand met de inhoudsopgave, het jaarverslag, het assurance-rapport en de webpagina's. Conceptlinks zijn geen aanvaardbaar bewijs.

Wijs onafhankelijke rijtoetsing toe. De persoon die de inhoudsopgave heeft opgesteld, mag niet de enige persoon zijn die de verwijzingen opent en de volledigheid beoordeelt.

Toets eerst beweringen en structuur. Los de verklaring van gebruik, periode, toepasselijke Sectorstandaarden en materiële onderwerpen op voordat u honderden rijlocaties controleert.

Toets per vereiste, niet alleen per disclosure. Splits complexe disclosures op in hun vereisten met letters en nummers en leg gedeeltelijke hiaten vast.

Leg bewijs van slagen vast. Een controle is pas voltooid wanneer de beoordelaar vastlegt wat is geopend, wat overeenkwam en welke versie is getoetst.

Vergrendel en archiveer. Na goedkeuring leiden wijzigingen in rapporttekst, webpagina's, cijfers of links vóór vrijgave tot een gerichte hertoetsing.

Figuur 1. De 25 controles zijn gegroepeerd in vijf publicatiepoorten.

Gebruik de kolom “bewijs van slagen” als minimaal vast te leggen gegeven in het beoordelingsdossier. Een geslaagde controle moet door een andere beoordelaar kunnen worden gereproduceerd. De voorbeelden van tekortkomingen zijn diagnostisch en niet uitputtend.

De eerste vijf controles beschermen de claim op het hoogste niveau. Voor rapportage in overeenstemming met de GRI Standards geeft GRI 1 het volgende patroon voor de verklaring: “[Naam] heeft gerapporteerd in overeenstemming met de GRI Standards voor de periode [start- en einddatums].” De organisatie moet niet zelf een sterkere claim formuleren, zoals “door GRI gecertificeerd”, “volledig conform” of “goedgekeurd door GRI”. De verklaring moet dezelfde rapporterende organisatie en periode beschrijven als het rapport en de toelichtingen in GRI 2.

De toepasselijkheid van een Sector Standard moet worden vastgesteld voordat de index definitief is. Als een Sector Standard van toepassing is, hoort de titel ervan in de index te staan en moeten de vermoedelijk materiële onderwerpen worden weerspiegeld in de beoordeling van materiële onderwerpen. Een gediversifieerde groep kan meer dan één Sector Standard nodig hebben.

De index is niet de plaats om een niet-goedgekeurde lijst van materiële onderwerpen te herstellen. Disclosure 3-2 en de index moeten dezelfde definitieve lijst presenteren. Als presentatielabels voor de leesbaarheid verschillen, moet een beheerde kruisverwijzing worden bijgehouden, zodat de lezer en beoordelaar kunnen zien dat de concepten hetzelfde zijn.

GRI 1 vereist dat een organisatie de onderwerpen in toepasselijke Sector Standards beoordeelt. Onderwerpen die als niet-materieel zijn beoordeeld, moeten in de index worden opgenomen met een toelichting. Voor materiële onderwerpen die door een Sector Standard worden behandeld, rapporteert de organisatie ofwel de vermelde toelichtingen uit de Topic Standard, of verstrekt zij de reden “niet van toepassing” voor het weglaten en de vereiste toelichting wanneer Requirement 5-b van toepassing is. Afzonderlijk bepaalt Requirement 5-a van GRI 1 dat alleen toelichtingen uit Topic Standards die relevant zijn voor de impacts van de organisatie hoeven te worden gerapporteerd. Bij de beoordeling moet onderscheid worden gemaakt tussen deze twee situaties.

De guidance van GRI 1 verwacht specifieke paginanummers of links. Wanneer informatie over meerdere locaties is verspreid, moeten alle noodzakelijke locaties worden opgenomen. De beoordelaar moet elke verwijzing in de definitieve omgeving aanklikken of openen, niet in een auteursomgeving. Een link naar een beleid kan een toelichting ondersteunen, maar een beleid bevat op zichzelf zelden resultaten over de verslagperiode, effectiviteit, beperkingen of informatie over belanghebbenden.

Figuur 2. Een geldige Content Index creëert een geteste keten van vereiste naar gepubliceerd bewijs.

Maak een tijdelijk beoordelaarsblad met één rij voor elke vereiste binnen de toelichting. Markeer elk element als gerapporteerd, niet van toepassing, weggelaten met een toegestane reden of onopgelost. Vergelijk dat blad vervolgens met de openbare Content Index. Hiermee wordt de veelvoorkomende situatie ondervangen waarin een rij een volledige toelichting claimt, terwijl het rapport slechts één onderdeel beantwoordt.

GRI 1 staat vier redenen voor weglating toe: niet van toepassing, wettelijke verboden, beperkingen vanwege vertrouwelijkheid en informatie niet beschikbaar/onvolledig. Voor elk daarvan is een toelichting vereist. “Niet materieel”, “gegevens in afwachting”, “commerciële gevoeligheid” en “dit jaar niet openbaar gemaakt” zijn geen vervangende labels. Voor informatie die niet beschikbaar of onvolledig is, moet de toelichting de ontbrekende informatie identificeren, uitleggen waarom deze ontbreekt en de stappen en verwachte termijn beschrijven om deze te verkrijgen.

Redenen voor weglating zijn niet toegestaan voor Informatieverschaffingen 2-1 tot en met 2-5, 3-1 of 3-2. Dit maakt de toets bijzonder belangrijk voor de rapportagegrens, periode, herrubriceringen, externe assurance en het proces voor materiële onderwerpen. Als het vereiste onderdeel niet bestaat — bijvoorbeeld een beleid of comité — kan de organisatie vaak voldoen door te rapporteren dat het niet bestaat, in plaats van de afwezigheid als een weglating te behandelen.

Wanneer de organisatie naar externe assurance verwijst, moet de formulering overeenkomen met het rapport van de assuranceprofessional: onderwerp, criteria, verslagperiode, assurance-niveau, uitsluitingen en beperkingen. Een assuranceopdracht met beperkte assurance over geselecteerde meetwaarden ondersteunt niet de ongekwalificeerde verklaring “het duurzaamheidsrapport is aan assurance onderworpen”. Evenzo beoordelen GRI’s Content Index Services de presentatie, toegankelijkheid en getoetste toepassing van vereisten voor de Content Index binnen de vermelde reikwijdte van de dienst; zij vormen geen conclusie inzake externe assurance over alle gerapporteerde duurzaamheidsinformatie.

Een technisch correcte index kan in de laatste 24 uur van de productie onjuist worden. Door het opnieuw indelen van pagina’s veranderen verwijzingen, een webredacteur werkt een beleid bij, de financiële afdeling vervangt een getal, de assuranceverklaring verandert haar reikwijdte of een rapport-pdf krijgt een nieuwe naam en wordt opnieuw geüpload. Het laatste controlepunt toetst de volledige publicatieset als een beheerde versie.

Stem minimaal de naam van de organisatie, periode, entiteiten, grens, materiële onderwerpen, beleidslijnen, doelstellingen, kwantitatieve waarden, eenheden, basisjaren en herrubriceringen op elkaar af in het rapport, het jaarverslag, de index, het assurancerapport en de webpagina’s. Links moeten zonder inloggegevens toegankelijk zijn en stabiel genoeg voor de verwachte levensduur van het rapport. Als het de bedoeling is dat een webpagina online blijft en in de loop van de tijd verandert, bewaar dan een gearchiveerde publicatiesnapshot of een verwijzing naar datum/versie.

De beoordelaar zou een van drie uitkomsten moeten afgeven: goedkeuren, goedkeuren met gedocumenteerde niet-kritieke acties of afwijzen voor herziening. Een onjuiste rapportageclaim, een verboden weglating, een ontbrekende vereiste uit de Sector Standard, een materiële lacune op vereisteniveau, een niet-inhoudelijke locatie of een ernstige inconsistentie tussen documenten vormt een reden voor afwijzing. Verlaag de ernst van een kritisch technisch probleem niet omdat de publicatiedeadline is aangebroken.