GRI-vertrouwelijkheidsbeperkingen en wettelijke verboden: wanneer een weglating verdedigbaar is

De twee redenen kunnen legitieme belangen, rechten en wettelijke verplichtingen beschermen. Ze kunnen ook worden misbruikt om slechte prestaties, onopgeloste klachten, negatieve impacts of ongemakkelijke governance-informatie te verbergen. Daarom moet de beslissing beperkter zijn dan het onderwerp en worden onderbouwd met een controleerbaar beoordelingsspoor.

De vraag is niet of het onderwerp gevoelig is. De vraag is of de exact vereiste informatie niet rechtmatig of verantwoord kan worden verzameld of openbaar gerapporteerd, en of een alternatieve presentatie kan voorzien in de informatiebehoefte zonder de verboden of vertrouwelijke blootstelling te veroorzaken.

1. Identificeer de exacte disclosure of het exacte vereiste waaraan niet kan worden voldaan. Laat geen volledige Topic Standard weg wanneer slechts één subvereiste wordt geraakt.

2. Kies één toegestane reden voor weglating en pas de GRI-definitie toe. Een wettelijk verbod en een vertrouwelijkheidsbeperking zijn niet uitwisselbaar.

3. Geef de vereiste specifieke toelichting in de GRI Content Index.

4. Rapporteer alle resterende informatie die kan worden openbaar gemaakt en zorg ervoor dat de weglating niet wordt gebruikt wanneer GRI 1 geen redenen voor weglating toestaat.

GRI 1 staat geen redenen voor weglating toe voor GRI 2-1 tot en met GRI 2-5 of voor GRI 3-1 en GRI 3-2. Een organisatie die rapporteert in overeenstemming met de GRI-standaarden moet die informatieverschaffingen rapporteren. Juridische en vertrouwelijkheidsbeoordeling moet zich daarom richten op de wijze waarop de vereiste informatie kan worden verstrekt zonder onrechtmatige details, of op de vraag of de organisatie überhaupt een verklaring van rapportage in overeenstemming kan onderbouwen.

Een hypothetische infrastructuuronderneming wordt gevraagd informatie te rapporteren over klachten die verband houden met een onderwerp met materiële gevolgen voor de gemeenschap. Verschillende openstaande gevallen hebben betrekking op een zeer kleine gemeenschap, en gedetailleerde uitkomsten van gevallen zouden de klagers identificeren en hen blootstellen aan het risico van represailles. De onderneming test eerst aggregatie over locaties heen en een beschrijving op hoofdlijnen van het proces, de categorieën en de voortgang van herstelmaatregelen. Zij rapporteert deze elementen. Voor één numerieke uitsplitsing die identificatie nog steeds mogelijk zou maken, legt zij op het exacte niveau van de vereiste een vertrouwelijkheidsbeperking vast, licht zij de beperking met betrekking tot heridentificatie en veiligheid toe, bewaart zij beperkt toegankelijke bewijsstukken voor juridische beoordeling en assurance-doeleinden, en stelt zij een aanleiding voor herziening vast wanneer de gevallen worden afgesloten.

Eén vertrouwelijkheidsverklaring gebruiken voor een volledige Topic Standard of rapportsectie.

Een geheimhoudingsovereenkomst aanhalen zonder te controleren of aan de GRI-vereiste kan worden voldaan op geaggregeerd niveau.

Reputatieschade door slechte prestaties behandelen als een vertrouwelijkheidsbeperking.

Een wettelijk verbod gebruiken wanneer de wet geaggregeerde rapportage daadwerkelijk toestaat.

Geen onderscheid maken tussen een tijdelijke onderhandeling en een permanente beperking op openbaarmaking.

Gedetailleerd juridisch advies verstrekken in de openbare Content Index in plaats van een precieze maar veilige toelichting.

De weglating elk jaar handhaven zonder een aanleiding voor herziening.

Vertrouwelijkheid veelvuldig gebruiken, ondanks GRI-richtsnoeren dat redenen in verband met vertrouwelijkheid en niet-beschikbare informatie uitzonderlijk moeten zijn.

Gegevens kunnen worden geaggregeerd, geanonimiseerd, in bandbreedtes weergegeven, met vertraging weergegeven of in een beperktere, niet-identificerende vorm worden gepresenteerd wanneer daarmee nog steeds aan de informatievereiste van GRI wordt voldaan zonder de verboden of vertrouwelijke blootstelling te veroorzaken. Test en documenteer die alternatieven op het niveau van de vereiste; gebruik een weglating alleen als geen ervan werkt, met de precieze toegestane reden en toelichting.