Hoe bereidt u een klimaatrapport volgens UK SRS S2 voor: complete stapsgewijze handleiding

Functioneel beeldmateriaal gemaakt voor London Reporting Academy. Het beeldmateriaal is illustratief en moet samen met het artikel worden gelezen.

Spreek af wat de organisatie voorbereidt: een vrijwillig rapport met een volledige conformiteitsclaim volgens UK SRS S2, geselecteerde op S2 afgestemde toelichtingen, een actueel TCFD-rapport met informatie over gereedheid voor UK SRS, of een concept voor voorgestelde FCA-rapportage. De beslissing verandert de gap-analyse, de analyse van ontheffingen, de formulering van de goedkeuring en de rapportstructuur.

Stel een basisdocument van één pagina op met daarin de rapporterende entiteit, periode, gerelateerde financiële overzichten, beoogde locatie van het rapport, toepasselijke wettelijke regels, beoogde claims volgens UK en IFRS, overwogen ontheffingen, technisch verantwoordelijke, financieel verantwoordelijke, verantwoordelijke voor juridische zaken en het secretariaat van de onderneming, en de uiteindelijke goedkeurder.

Bevestig de materialiteitsmethode voor S1, de rapporterende entiteit, de relatie met de financiële overzichten, tijdshorizonten, locatie, timing, aanpak voor vergelijkende informatie, toelichtingen over oordeelsvormingen en nalevingsregels. Voeg deze velden toe aan de matrix voor S2-toelichtingen in plaats van een afzonderlijke abstracte checklist bij te houden.

Leg elke bestaande regelgevingsroute vast: FCA TCFD-regels, klimaatregelgeving op grond van de Companies Act, vereisten voor buitenlandse beursnoteringen, sectorale regels, convenanten van kredietverstrekkers en groepsinstructies. Bepaal welke vereisten verplicht, voorgesteld, vrijwillig of contractueel zijn.

Output: ondertekend document over de grondslagen voor opstelling en besluit over de toepasselijkheid van regelgeving.

Beoordeel elke S2-vereiste voor governance, strategie, risicobeheer, maatstaven en doelstellingen, plus relevante S1-vereisten. Beoordeel de gereedheid op basis van bewijsmateriaal: niet gestart, initieel, gedefinieerd, beheerst of gereed voor rapportage.

Leg voor elk hiaat de bronparagraaf, de toelichtingsvraag, de eigenaar, benodigde gegevens/bewijsmateriaal, de beheersmaatregel, de deadline, de locatie in het rapport en het effect op de beoogde nalevingsverklaring vast. Geef prioriteit aan hiaten die gevolgen hebben voor de volledigheid van de materialiteitsbeoordeling, scenarioanalyse, financiële effecten, Scope 1-3, sectorale maatstaven, rapportagetiming of goedkeuring door het bestuur.

Output: goedgekeurde implementatieachterstand met kritiek pad en afhankelijkheden.

Gebruik routes via het bedrijfsmodel, de waardeketen en financiering in plaats van een ESG-onderwerpenlijst. Houd rekening met fysieke gevaren en chronische veranderingen, veranderingen in beleid en wetgeving, technologie, marktvraag, reputatie, energie- en inputprijzen, klantvereisten, verzekeringen, financiering en klimaatgerelateerde producten of diensten.

Beschrijf voor elk item de drijvende factor, de getroffen activiteiten en geografische gebieden, de classificatie als fysiek of transitiegerelateerd, de korte, middellange of lange tijdshorizon, de afhankelijkheid van het bedrijfsmodel, het mogelijke financiële traject, de bestaande reactie, de bronnen van bewijsmateriaal en de eigenaar. Gebruik alle redelijkerwijs beschikbare en onderbouwbare informatie zonder onevenredige kosten of inspanning.

Output: volledig register van kandidaat-items en bronnenlogboek.

Pas de S1-toets voor primaire gebruikers toe: zou het weglaten, onjuist weergeven of verdoezelen van de informatie redelijkerwijs invloed kunnen hebben op beslissingen over de toewijzing van middelen? Beoordeel de aard en omvang van mogelijke effecten op de vooruitzichten, waaronder kasstromen, toegang tot financiering en de kapitaalkosten.

Documenteer waarom elk significant kandidaatonderwerp wordt opgenomen, uitgesloten, samengevoegd of uitgesplitst. Gebruik niet één mechanische score als enige beslissingsmaatstaf. Kwalitatieve factoren, onzekerheid, opkomende regelgeving, concentratie en strategische betekenis kunnen informatie materieel maken voordat een precies financieel bedrag beschikbaar is.

Resultaat: goedgekeurd register van materiële klimaatrisico's en -kansen, gekoppeld aan informatieverschaffingsvereisten.

Breng de verantwoordelijkheden van het bestuursorgaan en het management voor klimaatkwesties in kaart. Bevestig het mandaat, de vaardigheden en competentiebeoordeling, de frequentie van informatieverstrekking, het toezicht op de strategie en belangrijke transacties, de integratie in het risicobeheer, de monitoring van doelstellingen, koppelingen met beloning en beheersingsmaatregelen van het management.

Stel de informatie op basis van feitelijk governance-bewijsmateriaal op. Vermijd de bewering dat het bestuur “toezicht houdt op klimaatrisico's” als notulen, agenda's en stukken niet laten zien hoe het dat doet. Wanneer het toezicht op duurzaamheid is geïntegreerd, gebruik dan geïntegreerde informatieverschaffing en vermijd onnodige duplicatie.

Resultaat: overzicht van governance-bewijsmateriaal en goedgekeurde toelichting.

Identificeer voor elk materieel risico of elke materiële kans de concentratie in het bedrijfsmodel en de waardeketen, huidige en verwachte veranderingen, de toewijzing van middelen, directe en indirecte mitigatie- en adaptatie-inspanningen en de voortgang ten opzichte van eerdere plannen.

Als de entiteit een klimaatgerelateerd transitieplan heeft, verschaf daarover informatie, met inbegrip van de belangrijkste veronderstellingen en afhankelijkheden. De standaard vereist niet dat een transitieplan wordt opgesteld; zij vereist informatieverschaffing over elk plan dat de entiteit heeft. Vermijd dat een verzameling niet-goedgekeurde initiatieven wordt heraangemerkt als een formeel plan.

Resultaat: matrix van strategie en respons en pakket informatieverschaffing over het transitieplan.

Bepaal de doelstelling: beoordeel de veerkracht van de strategie en het bedrijfsmodel ten aanzien van relevante klimaatveranderingen, ontwikkelingen en onzekerheden. Selecteer scenario's en tijdshorizonten die de materiële blootstellingen van de entiteit adresseren. Bepaal de operationele reikwijdte en de reikwijdte van de waardeketen, de belangrijkste variabelen, veronderstellingen, financiële verbanden en het beoordelingsproces.

Gebruik een aanpak die in verhouding staat tot de omstandigheden van de entiteit. Een kwalitatieve of semi-kwantitatieve aanpak in het eerste jaar kan verdedigbaar zijn als deze entiteitsspecifiek, transparant en nuttig is. Een uitgebreid model is niet automatisch beter als veronderstellingen, gegevens en governance zwak zijn.

Resultaat: methodologie voor scenarioanalyse, resultaten, beperkingen, conclusies van het management en tekst voor informatieverschaffing.

Beschrijf processen voor het identificeren, beoordelen, prioriteren en monitoren van klimaatgerelateerde risico’s en kansen, met inbegrip van input, parameters, aannames, wijzigingen ten opzichte van de vorige periode en integratie met het algehele risicobeheer.

Breng het S2-proces in overeenstemming met de taxonomie van ondernemingsrisico’s, rapportage over voornaamste risico’s, strategie en beheersmaatregelen. Als klimaat wordt behandeld als een overkoepelende drijvende factor in plaats van als een zelfstandig risico, leg dan uit hoe dit bestaande risicobeoordelingen en monitoring verandert.

Output: proceskaart voor risicobeheer, bewijs van beheersmaatregelen en koppelingen met voornaamste risico’s.

Bevestig de afbakeningen van Scope 1, Scope 2 en Scope 3 en de gegevenseigenaren. Meet volgens de GHG Protocol Corporate Standard, tenzij een jurisdictieautoriteit of beurs voor de gehele entiteit of een deel daarvan een andere methode vereist. Documenteer aanpak, input, aannames en methodenwijzigingen.

Behoud voor Scope 2 het vereiste locatiegebaseerde bedrag en leg contractuele instrumenten uit die nodig zijn voor het begrip ervan. Screen voor Scope 3 alle categorieën, identificeer de opgenomen categorieën, stel een schattingshiërarchie vast en verbeter de datakwaliteit. Financiële instellingen moeten, waar relevant, ingaan op vereisten voor gefinancierde emissies, beperkingen van Categorie 15 en paragraaf B59A.

Stel een metriekwoordenboek op met daarin definitie, eenheid, afbakening, periode, bronsysteem, berekening, schatting, eigenaar, beoordelaar, behandeling van vergelijkende informatie en bewaartermijn. Breid dit uit met blootstelling aan transitierisico’s, blootstelling aan fysieke risico’s, kansen, kapitaalinzet, koolstofprijzen en beloning.

Output: gecontroleerde broeikasgasinventaris, metriekwoordenboek en routekaart voor datakwaliteit.

Identificeer sectorspecifieke maatstaven die verband houden met de bedrijfsmodellen en activiteiten van de rapporterende entiteit. Naar de specifieke IFRS S2 Industry-based Guidance verwijzen en deze in overweging nemen is facultatief onder UK SRS S2, maar voor besluitvorming nuttige sectorspecifieke maatstaven zijn vereist. Documenteer de geraadpleegde bronnen, geselecteerde maatstaven, de reden voor niet-gebruik en de gevolgen voor vergelijkbaarheid.

Leg voor elke klimaatdoelstelling het doel, de maatstaf, de reikwijdte, de periode, de basisperiode, mijlpalen, de absolute/intensiteitsvorm, goedkeuring, validatie, het beoordelingsproces, voortgang en herzieningen vast. Maak voor broeikasgasdoelstellingen onderscheid tussen scopes, gassen, bruto- en nettodoelstellingen, sectorale aanpak en afhankelijkheid van koolstofkredieten.

Output: document inzake de selectie van sectorspecifieke maatstaven en register van doelstellingen.

Beoordeel de vrijstelling voor vergelijkende informatie in het eerste jaar, de C3-overgangsvrijstelling voor niet-GHG Protocol-informatie en de C4-vrijstelling voor Scope 3. Leg voor elke vrijstelling de geschiktheid, de lokale-regelgevingsoverlay, de formulering van de toelichting, het bewijs, het verbeterplan en het effect op een UK-claim en eventuele IFRS-claim vast.

Stel de complianceverklaring pas op wanneer de toelichtingsmatrix volledig is. S1 paragraaf 72 vereist volledige naleving voor een expliciete en onvoorwaardelijke verklaring. S1 paragraaf 73A staat een S2-claim toe wanneer C3 of C4 wordt gebruikt, indien het gebruik van de vrijstelling naast de verklaring wordt toegelicht, met inachtneming van lokale regels.

Output: memo over vrijstellingen en claims, goedgekeurd door de technisch beoordelaar en het juridische/company-secretarialteam.

Plan de locatie vroegtijdig. UK SRS-toelichtingen moeten deel uitmaken van financiële verslaggeving voor algemene doeleinden en moeten op hetzelfde moment en voor dezelfde periode als de gerelateerde financiële overzichten worden gepubliceerd. Informatie waarnaar via kruisverwijzingen wordt verwezen, moet nauwkeurig en onder dezelfde voorwaarden en op hetzelfde moment toegankelijk zijn, en mag de begrijpelijkheid niet verminderen.

Gebruik een register van kruisverwijzingen met de bronsectie, bestemming, exacte kop/pagina of URL, publicatiedatum, toegangsbeheer, eigenaar, autorisatiestatus en een noodscenario voor het geval de bestemming wijzigt.

Output: definitieve architectuur van het jaarverslag en gecontroleerde kaart van kruisverwijzingen.

Stel bevestigingen door gegevenseigenaren, functiescheiding tussen opsteller en beoordelaar, aansluitingen, berekeningscontroles, governance voor modellen en schattingen, wijzigingsbeheer, bewaring van bewijs, beoordeling door het toelichtingencomité en verklaringen van het management vast. Internal audit kan werkstromen met een hoog risico vóór de definitieve opstelling toetsen.

Voer een proefafsluiting uit volgens het voorgestelde tijdschema voor het jaarverslag. Herbereken geselecteerde maatstaven, traceer narratieve claims naar bewijs, stel aannames over scenario’s en financiële effecten ter discussie, controleer de consistentie met de financiële overzichten en test elke kruisverwijzing.

Output: bewijsindex, resultaten van beheersmaatregelen, herstelregister en assurance-gereed dossier.

Het bestuur of een bevoegde commissie zou een beslisdocument moeten ontvangen en niet alleen het ontwerpverslag. In het document zouden de verslaggevingsbasis, materiële risico’s en kansen, conclusies uit scenario’s, financiële effecten, significante oordelen, Scope 3 en andere databeperkingen, vrijstellingen, onopgeloste bevindingen, consistentie met de financiële overzichten, complianceformulering en voorgestelde verklaringen moeten worden vermeld.

De goedkeuring zou moeten worden vastgelegd met de definitieve versie, de versie van de bronnenset, openstaande niet-kritieke acties, de publicatielocatie en triggers voor actualisering.

Output: ondertekend goedkeuringsrecord en publicatiegereed pakket.

Illustratieve formulering - aanpassen aan de feiten en toepasselijke regels: “Deze klimaatgerelateerde financiële toelichtingen zijn opgesteld voor het jaar geëindigd op [date] met gebruikmaking van UK SRS S2 samen met de relevante vereisten van UK SRS S1. De rapporterende entiteit en de verslagperiode zijn dezelfde als die van de bijbehorende geconsolideerde financiële overzichten. De Groep heeft gebruikgemaakt van de overgangsregeling in UK SRS S2 paragraaf [C3/C4] en beschrijft hieronder het gebruik en effect van die regeling. [Neem alleen een expliciete en onvoorwaardelijke verklaring van naleving op nadat de volledige vereisten en de positie ten aanzien van lokale regels zijn geverifieerd.]”

Dit is geen modeltekst die aan de vereisten voldoet. De feiten van de entiteit, de locatie van het verslag, het gebruik van de regeling, de lokale regelgeving en de beoogde claim moeten worden beoordeeld.