Een rapport opstellen volgens de vrijwillige EU-standaard: stapsgewijze handleiding

Van het in kaart brengen van gebruikers en verzoeken tot modulekeuze, gegevenseigenaarschap, bewijsmateriaal, berekeningen, beoordeling en vrijgave

De vrijwillige standaard is bewust proportioneel, maar combineert nog steeds bedrijfsinformatie, milieumaatstaven, personeelsgegevens, beleid, klimaatinformatie en informatieverschaffing over zakelijk gedrag. Een team dat met het sjabloon begint, kan te veel verzamelen, een toepasselijke voorwaarde over het hoofd zien, inconsistente verslagperioden gebruiken of een formele nalevingsverklaring afleggen voordat het onderliggende bewijsmateriaal is beoordeeld.

Een goed ontworpen project begint met de beslissingen die het rapport moet ondersteunen. Dezelfde onderneming kan behoefte hebben aan een beknopt antwoord volgens de basismodule voor een klant, een uitgebreider pakket voor een bank, een intern managementdashboard en een openbaar rapport. Deze toepassingen kunnen gegevens en bewijsmateriaal delen, maar vereisen niet automatisch dezelfde output, hetzelfde detailniveau of dezelfde publicatieroute.

De primaire functie van de standaard is het informeren van feitelijke of potentiële zakelijke wederpartijen. Een onderneming mag het verslag ook openbaar publiceren, maar openbare publicatie is een keuze en geen automatische vereiste van de Vrijwillige Standaard. Begin met het vastleggen van wie om de informatie vraagt, waarom de informatie nodig is, wanneer deze nodig is en of het verzoek terugkerend is.

1. Bevestig of de onderneming onderworpen is aan verplichte duurzaamheidsrapportage op grond van de artikelen 19a of 29a van de Accounting Directive. Een rapportageplichtige zou de Voluntary Standard niet in plaats van ESRS moeten gebruiken.

2. Identificeer de rapporterende juridische entiteit en leg de werknemersstatus ervan vast. Annex I bepaalt dat de standaard bedoeld is voor ondernemingen die gedurende het voorafgaande boekjaar gemiddeld niet meer dan 1,000 werknemers hebben.

3. Kies voor individuele of geconsolideerde rapportage. Het wordt aanbevolen dat een moederonderneming op geconsolideerde basis rapporteert; dochterondernemingen die in die geconsolideerde rapportage zijn opgenomen, zijn vrijgesteld van afzonderlijke rapportage onder de Voluntary Standard.

4. Stel de rapportageperiode vast. Wanneer de onderneming financiële overzichten opstelt, moet de duurzaamheidsperiode daarmee consistent zijn. Vanaf het tweede rapportagejaar is vergelijkende informatie vereist, behalve voor maatstaven die voor het eerst worden bekendgemaakt.

5. Beslis of het verslag jaarlijks zal worden opgesteld. Dit is jaarlijks vereist wanneer het wordt opgesteld om te voldoen aan de jaarlijkse actualisatiebehoeften van grote ondernemingen of banken; anders moet de rapportagefrequentie worden overeengekomen en bekendgemaakt.

Paragraaf 25 van Annex I staat een onderneming die B1-B11 heeft voltooid toe geselecteerde informatieverschaffingen uit de Uitgebreide module toe te voegen. Paragraaf 27 van B1 bepaalt echter dat een geselecteerde module in zijn geheel moet worden nageleefd. De verdedigbare lezing is dat geselecteerde C-informatie als vrijwillige informatie mag worden toegevoegd, terwijl een formele verklaring inzake Optie B moet worden voorbehouden aan een volledige Uitgebreide module, met inachtneming van toepasselijke voorwaarden en toegestane weglatingen. Dit is een technische interpretatie van LRA die tijdens de eindbeoordeling zou moeten worden bevestigd.

Gebruik geen enkele ja/nee-kolom voor de hele Standaard. Classificeer elk datapunt op basis van de status ervan en de feiten die het activeren. De matrix moet onderscheid maken tussen essentiële datapunten, informatie die alleen vereist is als bepaalde omstandigheden van toepassing zijn, vrijwillige informatie, sectoroverwegingen en datapunten die vrijwillig zijn voor ondernemingen met 10 werknemers of minder.

Een hypothetische fabrikant van componenten heeft 180 werknemers. Twee klanten verzoeken om gegevens over emissies, water, personeel en mensenrechten; zijn bank verzoekt ook om klimaatdoelstellingen en risico-informatie. De onderneming kiest voor Optie B omdat de verzoeken terugkerend zijn en zij al over betrouwbare gegevens van nutsvoorzieningen, HR en compliance beschikt. Zij brengt elke toelichting in kaart, stelt vast dat Scope 3 een sectorale overweging is en geen cap-item van Annex II, en scheidt het verzoek van de bank om kredietrisico-informatie van verzoeken van klanten in het kader van de CSRD.

Uit het eerste concept blijken inconsistente locatiegrenzen tussen energie- en watergegevens. Finance en EHS komen een locatieregister overeen, het GHG-werkboek wordt opnieuw berekend en de beperking wordt vóór goedkeuring weggenomen. De onderneming publiceert een openbaar rapport en een beheerst gegevensextract voor tegenpartijen, die beide aan hetzelfde bewijzeregister zijn gekoppeld.

Beginnen met een algemene ESG-vragenlijst in plaats van een beheerst register van gebruikers en doeleinden.

Optie B selecteren omdat deze geloofwaardiger lijkt, zonder de middelen om de module te voltooien en te beoordelen.

'indien van toepassing' behandelen als een niet-gedocumenteerde opt-out in plaats van als een feitelijke conclusie.

Entiteiten, locaties of perioden verschillend combineren voor energie-, water-, HR- en omzetmaatstaven zonder aansluiting.

Niet-goedgekeurde doelstellingen, beleidsmaatregelen of beweringen over voordelen in het narratief gebruiken.

Publiceren voordat de gedelegeerde verordening in werking treedt, zonder een statusgekwalificeerde toelichting op de basis voor het opstellen.

Aannemen dat een vrijwillig rapport openbaar beschikbaar moet zijn of onafhankelijk moet worden getoetst.

Optie A past de Basismodule toe, terwijl Optie B de Basismodule plus de Uitgebreide module toepast. De publicatieaanpak van deze handleiding voor LRA behandelt geselecteerde C-informatieverschaffingen als aanvullende informatie en reserveert een verklaring volgens Optie B voor een volledige Uitgebreide module, onder voorbehoud van toepasselijke voorwaarden en toegestane weglatingen.

Het gebruik van de Vrijwillige standaard verplicht een onderneming op zichzelf niet om assurance te verkrijgen over de informatie waarover zij rapporteert. De gedelegeerde verordening die op 3 juli 2026 is vastgesteld, bepaalt dat ondernemingen die deze toepassen niet verplicht zijn assurance te zoeken; op 11 augustus 2026 was de handeling nog niet in werking getreden, in afwachting van publicatie in het Publicatieblad.