Eerste EU-cyclus voor vrijwillige rapportage: een routekaart van 90 dagen en 12 maanden

Figuur 1. Gemerkte implementatievisual voor Eerste EU-cyclus voor vrijwillige rapportage: een routekaart van 90 dagen en 12 maanden.

Organisaties die voor het eerst vrijwillig rapporteren, proberen vaak twee dingen tegelijk te doen: reageren op een dringend verzoek van een klant of bank en een permanent duurzaamheidsrapportagesysteem ontwerpen. Als het project niet gefaseerd wordt uitgevoerd, kan het team maanden besteden aan discussies over de toekomstige architectuur, terwijl de directe verzoeker nog steeds geen antwoord heeft gekregen.

De EU Voluntary Standard is nuttig omdat deze de eerste cyclus een afgebakende reikwijdte geeft. De Basic Module kan een minimale rapportage-output ondersteunen. De Comprehensive Module kan worden toegevoegd wanneer banken, investeerders of zakelijke klanten meer informatie nodig hebben. Een routekaart voorkomt dat het team alles tegelijk verzamelt en richt zich in plaats daarvan op wat bruikbaar is voor besluitvorming, onderbouwbaar en goedgekeurd is.

De twee sporen zouden gelijktijdig moeten lopen. Het eerste levert een bruikbaar antwoord; het tweede voorkomt dat de organisatie volgend jaar opnieuw in dezelfde haast moet werken.

Maak een projectcharter van één pagina: doel, gebruikers, moduleoptie, periode en publicatieroute.

Breng alle bestaande ESG-verzoeken van klanten en banken uit de afgelopen 24 maanden in kaart.

Wijs voor elke belangrijke gegevensfamilie één eigenaar aan: bedrijfsprofiel, milieu, HR, gezondheid en veiligheid, governance en beleid.

Maak één bewijsmateriaalregister aan voordat u nieuwe gegevens verzamelt.

Gebruik vanaf dag één een responslogboek, ook als de eerste output beperkt is.

Spreek een vocabulaire af voor niet van toepassing, niet beschikbaar, geschat, vrijwillig en weggelaten.

In het eerste jaar zullen er hiaten zijn. Dat betekent niet dat het project is mislukt. De vraag is of hiaten zichtbaar, geclassificeerd en verbeterd zijn. Een hiaat dat is gedocumenteerd met een eigenaar, reden, schattingsmethode en verbeteractie is gemakkelijker te verdedigen dan een lege cel die in een spreadsheet is verborgen.

De standaard erkent dat de primaire functie van het verslag is om huidige of potentiële zakelijke tegenpartijen te informeren, en dat de rapporterende entiteit kan besluiten het verslag openbaar te maken. De routekaart moet daarom een besluit over vrijgave bevatten en niet uitgaan van één universele publicatieroute.

Openbaar verslag: passend wanneer informatie stabiel, niet-vertrouwelijk en nuttig is voor meerdere gebruikers.

Tegenpartijenpakket: nuttig wanneer klanten gecontroleerde antwoorden en verwijzingen naar bewijsstukken nodig hebben.

Kredietverstrekkerspakket: nuttig wanneer banken informatie nodig hebben over energie, emissies, personeel, incidenten, risico's en governance.

Beperkte toegang tot bewijsstukken: passend voor brondocumenten, persoonsgegevens, berekeningen en vertrouwelijke gegevens.

Een logistieke dienstverlener met 120 werknemers ontvangt in maart een verzoek van een bank en in april twee vragenlijsten van klanten. De entiteit kiest voor Optie A voor de eerste cyclus en identificeert twee waarschijnlijke datapunten uit Comprehensive die later nuttig kunnen zijn voor kredietverstrekkers. Het project van 90 dagen levert een rapport volgens de Basic Module op, een bijlage voor kredietverstrekkers met duidelijk als vrijwillig aangeduide toelichtingen, een bewijsstukkenregister en een lijst met gegevensverbeteringen voor brandstof, personeelsverloop en gezondheid en veiligheid.

De entiteit beweert niet dat het eerste verslag van assurance is voorzien. Zij bouwt geen Scope 3-modellering op voordat zij de gegevens over brandstof en elektriciteit heeft gestabiliseerd. In het traject van 12 maanden voegt zij driemaandelijkse nutsvoorzieningen- en HR-extracten toe, leidt zij twee gegevenseigenaren op en maakt zij een antwoordgeschiedenis aan zodat het verkoopteam antwoorden niet steeds opnieuw hoeft te schrijven.

Een geloofwaardige eerste cyclus omvat doorgaans: een verklaring over de geselecteerde optie, een gecontroleerd rapport of respons-pakket, een toepasselijkheidsmatrix, een bewijsregister, een datadictionary, een overzicht van reacties, een lijst met beperkingen en een geprioriteerd verbeterplan. De cyclus hoeft geen volledige automatisering, externe assurance, volledige mapping naar meerdere raamwerken of een oefening voor het ontwerpen van een jaarverslag te omvatten.

Het beste resultaat van de eerste cyclus is leren zonder verlies van controle.