EUVS KH 29 Informatieverschaffingen over personeel

Een gids voor een beheerde populatie, berekening en privacy voor B8-B10

━━━━━━

B8-B10 maken vaak gebruik van verschillende verantwoordelijke partijen: HR beheert contract- en gendergegevens, salarisadministratie toetst beloning, arbo registreert incidenten, opleidingsteams beheren opleidingsuren en teams voor arbeidsverhoudingen kennen de dekking van collectieve onderhandelingen. Als elk team zijn eigen populatie, datum en noemer kiest, kunnen de uiteindelijke cijfers afzonderlijk allemaal plausibel zijn, maar onderling inconsistent.

Het rapportageteam moet daarom eerst een beheerde werknemerspopulatie en rapportagekalender vaststellen en vervolgens elk bronsysteem daarop aansluiten. De privacytoetsing komt nadat de maatstaf technisch correct is, maar vóór publicatie, omdat kleine groepen, gezondheidsinformatie en gegevens over collectieve onderhandelingen identificatie- of juridische risico’s kunnen opleveren, zelfs wanneer het verslag alleen geaggregeerde cijfers bevat.

Bijlage A definieert een werknemer als een persoon die een arbeidsrelatie met de onderneming heeft. Dit is enger dan “eigen personeelsbestand”, waaronder bepaalde niet-werknemers kunnen vallen. B8-B10 verwijzen uitdrukkelijk naar werknemers. Opdrachtnemers, zelfstandigen en uitzendkrachten zouden niet alleen omdat zij op locatie werken in de noemer voor werknemers moeten worden opgenomen; zij kunnen relevant zijn voor andere toelichtingen of aanvullende informatie.

B8 vereist het aantal werknemers in headcount of FTE naar tijdelijk/vast contract, gender en het land van de arbeidsovereenkomst waar de onderneming in meer dan één land actief is. Dit zijn drie perspectieven op dezelfde onderliggende populatie, dus elk totaal zou moeten aansluiten op het goedgekeurde totaal aantal werknemers, met inachtneming van gedocumenteerde categorieën zoals niet gerapporteerd of lokale wettelijke beperkingen.

B9 vereist zowel het aantal als het percentage registreerbare werkgerelateerde ongevallen. Bijlage A definieert een registreerbaar ongeval als een afzonderlijke werkgerelateerde gebeurtenis die lichamelijke of geestelijke schade veroorzaakt en leidt tot overlijden of meer dan drie dagen afwezigheid. Registreerbare werkgerelateerde gezondheidsproblemen zijn gezondheidsproblemen die door factoren op de werkplek worden veroorzaakt of verergerd en leiden tot overlijden of afwezigheid van het werk.

De bijlage van 2026 vermeldt in paragraaf 41 geen formule voor het percentage. In historische EFRAG VSME-richtsnoeren werd de volgende formule gebruikt: aantal registreerbare werkgerelateerde ongevallen ÷ totaal aantal gewerkte uren van werknemers × 200,000. De vermenigvuldigingsfactor vertegenwoordigt de jaarlijkse uren van 100 voltijdse werknemers. Dit blijft nuttige implementatierichtsnoeren, maar de onderneming zou haar formule moeten goedkeuren, deze waar nodig moeten toelichten en deze consequent moeten gebruiken, in plaats van de historische formule te presenteren als de bewoording van de vereiste voor 2026.

Houd de volledige incidentenpopulatie en de registreerbare subgroep gescheiden.

Documenteer de behandeling van telewerk, zakelijke reizen en woon-werkverkeer op grond van het toepasselijke recht en de gehanteerde methode.

Leid werkgerelateerde psychische gezondheidsproblemen niet af zonder passend bewijs en juridische/medische beheersmaatregelen.

Licht materiële schattingen van gewerkte uren toe en verbeter de bron in de loop der tijd.

B10 vraagt of werknemers een loon ontvangen dat gelijk is aan of hoger is dan het toepasselijke minimumloon in het gerapporteerde land, vastgesteld op grond van de nationale minimumloonwetgeving of een collectieve arbeidsovereenkomst. Een groepsbreed “ja” zou daarom moeten worden onderbouwd met toetsen op landniveau, en niet door het gemiddelde loon te vergelijken met één bedrijfsmatige drempel.

Het datapunt voor de loonkloof tussen mannen en vrouwen is niet universeel vereist onder B10. Het is vereist wanneer de onderneming op grond van EU-wetgeving of nationale regelgeving al verplicht is het percentage van de loonkloof te rapporteren. Het rapportageteam zou daarom de toets van de wettelijke toepasselijkheid moeten documenteren voordat de metriek wordt berekend of weggelaten.

Wanneer de metriek van toepassing is, moet de methodologie de relevante wetgeving volgen. Historische VSME-richtsnoeren illustreerden een kloof op basis van het gemiddelde bruto-uurloon van mannelijke en vrouwelijke werknemers, maar de toepasselijke wettelijke methode, populatie, looncomponenten, uitsluitingen en referentieperiode hebben voorrang. Creëer geen afzonderlijke “VSME-loonkloof” die strijdig is met de wettelijke berekening.

Dekking van collectieve onderhandelingen is het percentage werknemers op wie de onderneming verplicht is een of meer collectieve arbeidsovereenkomsten toe te passen. Dit kan ook werknemers omvatten die geen lid zijn van een vakbond en kan aanzienlijk verschillen van vakbondslidmaatschap of vertegenwoordiging door de ondernemingsraad. Tel elke gedekte werknemer één keer, ook wanneer meer dan één overeenkomst van toepassing is.

Een eenvoudige werkformule is gedekte werknemers ÷ totale werknemers × 100, waarbij dezelfde gecontroleerde populatie en rapportagedatum of -periode worden gebruikt. Het register van overeenkomsten zou het land, de entiteit, de werknemersgroepen, de ingangsdata en de logica voor de dekking moeten vermelden.

Opleidingsuren zouden afkomstig moeten zijn uit een gedefinieerde leerpopulatie en activiteitentaxonomie. De teller omvat doorgaans voltooide opleidingsuren die aan werknemers kunnen worden toegerekend; de noemer zou de goedgekeurde werknemerspopulatie moeten zijn of een gemiddelde die consistent is met de methode. Het rapport zou moeten vermelden hoe e-learning, verplichte introductie, opleiding op de werkplek, gedeeltelijke aanwezigheid en meerjarige cursussen worden behandeld wanneer die keuzes de vergelijkbaarheid kunnen beïnvloeden.

Figuur 1. Personeelsgegevens uit meerdere systemen moeten vóór de privacybeoordeling aansluiten op één werknemerspopulatie.

Rapportage over het personeelsbestand kan persoonsgegevens en gegevens van bijzondere categorieën omvatten. GDPR-beginselen zoals gegevensminimalisatie zijn gedurende de gehele voorbereiding relevant, terwijl gezondheidsinformatie en informatie met betrekking tot vakbonden versterkte bescherming krijgen. Het team voor duurzaamheidsrapportage mag alleen het detailniveau ontvangen dat nodig is om de geaggregeerde maatstaf te berekenen en te beoordelen, waarbij identificeerbare brongegevens onder passende toegangscontroles worden bewaard.

Paragraaf 22(d) staat toe dat informatie wordt weggelaten die op grond van EU- of nationaal recht wordt beschermd tegen ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking, of om de privacy of veiligheid van een natuurlijke of rechtspersoon te beschermen. Indien deze mogelijkheid wordt gebruikt, vermeldt de onderneming de weggelaten informatie in B1 en beoordeelt zij de vrijstelling op elke verslagdatum opnieuw. Dit is geen algemene toestemming om elk klein of gevoelig aantal weg te laten.

Figuur 2. Privacy en controles voor kleine aantallen worden toegepast nadat de maatstaf en de wettelijke aanleiding zijn begrepen.

De groep stelt een landenmapping op van juridische contracttypen naar tijdelijk/vast en houdt de mapping bij. De groep verwijdert opdrachtnemers uit de teller voor B10-opleiding, berekent het gemiddelde aantal opleidingsuren met behulp van een goedgekeurde gemiddelde werknemersnoemer en rapporteert de vier registreerbare ongevallen en de goedgekeurde methode voor het cijfer. Informatie over dodelijke ongevallen wordt beoordeeld volgens de wettelijke beperking en het privacyproces; de groep rapporteert uitsluitend het toegestane geaggregeerde gegeven en documenteert elke weglating van paragraaf 22 in B1.

De loonkloof tussen mannen en vrouwen wordt uitsluitend bekendgemaakt voor de reikwijdte van de entiteit of groep waarvoor een wettelijke rapportageverplichting geldt, volgens de wettelijke methode. Het verslag suggereert niet dat het ontbreken van een groepsbreed B10(b)-cijfer betekent dat er geen loonanalyse is uitgevoerd.

Benodigd bewijsmateriaal: extract van de HR-populatie, koppeling van contracten aan landen, HC/FTE-methode, classificatie van incidenten, berekening van gewerkte uren, toetsen van wettelijke lonen, memo over de toepasselijkheid en berekening van het loonverschil, register van collectieve arbeidsovereenkomsten, extract van opleidingen, privacybeoordeling en goedkeuringen.

1. Betalingsontvangers in de loonadministratie gebruiken als werknemerspopulatie. In de loonadministratie kunnen opdrachtnemers, bestuurders of inactieve personen zijn opgenomen. Stem dit af op de definitie van de arbeidsrelatie.

2. Het personeelsaantal aan het einde van het jaar vermengen met het gemiddelde FTE zonder toelichting. Kies en documenteer de grondslag voor elke maatstaf en stem deze af op B1.

3. Alle incidenten behandelen als registreerbare ongevallen. Pas de gedefinieerde registreerbaarheidstoets toe en bewaar de volledige brug naar registreerbare gevallen.

4. De historische formule van 200,000 presenteren als verplichte formulering voor 2026. Label deze als een goedgekeurde methodologie of historische richtsnoer, niet als een formule in alinea 41.

5. Het loonverschil rapporteren omdat de gegevens beschikbaar zijn en het vervolgens B10-verplicht noemen. Toets eerst de wettelijke aanleiding en pas de relevante wettelijke methode toe.

6. Het lidmaatschap van een vakbond gebruiken voor de dekkingsgraad van collectieve onderhandelingen. Gebruik de werknemers op wie de overeenkomst moet worden toegepast.

7. Inschrijvingen voor opleidingen tellen in plaats van voltooide uren. Definieer regels voor voltooiing en duur.

8. Kleine aantallen publiceren zonder toets op heridentificatie. Pas privacy- en wettelijke beheersmaatregelen toe vóór publicatie.