Implementatiechecklist voor de EU-vrijwillige standaard: 60 vragen voor de eerste rapportagecyclus

Figuur 1. Visueel element in huisstijl voor Implementatiechecklist voor de EU-vrijwillige standaard: 60 vragen voor de eerste rapportagecyclus.

Valt de rapporterende onderneming buiten verplichte duurzaamheidsrapportage op grond van Articles 19a and 29a van de Accounting Directive?

Heeft de onderneming op de balansdatum gemiddeld meer dan 1,000 werknemers gedurende het voorafgaande boekjaar?

Maakt de onderneming deel uit van een groep waarvan de rapportagebasis de praktische reactie kan veranderen?

Reageert de organisatie als individuele entiteit, dochteronderneming, moederonderneming of geconsolideerde groep?

Is de rapportageperiode afgestemd op de financiële overzichten wanneer financiële overzichten worden opgesteld?

Is het verzoek afkomstig van een klant die volgens CSRD rapporteert, een bank, een investeerder, een aanbestedende overheidsinstantie of een andere verzoeker?

Vraagt de verzoeker informatie voor zijn duurzaamheidsrapportage op grond van de Accounting Directive, of voor een ander juridisch/commercieel doel?

Heeft de organisatie gedocumenteerd of zij voor dit verzoek een beschermde onderneming is?

Heeft de organisatie de rechtspersoon, registratiegegevens, het adres, de activiteiten en de belangrijkste locaties die in het antwoord worden gebruikt vastgelegd?

Heeft de organisatie het bewijs bewaard ter onderbouwing van haar werknemerscategorie en rapportagebasis?

Heeft het management alleen Optie A - Basismodule geselecteerd, of Optie B - Basismodule plus Uitgebreide module?

Is de geselecteerde optie vastgelegd in B1 en consequent herhaald in het rapport, de informatiepakketten en de antwoorden op vragenlijsten?

Is, als de Uitgebreide module wordt gebruikt, eerst de Basismodule voltooid?

Heeft de organisatie vermeden om datapunten uit de Uitgebreide module te vermengen met een complianceverklaring voor Optie A zonder de status toe te lichten?

Heeft de organisatie besloten of het rapport op individuele of geconsolideerde basis wordt opgesteld?

Heeft de organisatie eventuele dochterondernemingen geïdentificeerd die wel of niet binnen de rapportagegrens vallen?

Heeft zij eventuele wijzigingen in de basis ten opzichte van het voorgaande jaar toegelicht?

Heeft zij vastgesteld welke datapunten essentieel, indien van toepassing vrijwillig of sectorspecifiek zijn?

Heeft zij rapportinhoud gescheiden van beperkt toegankelijk bewijs en interne berekeningen?

Heeft één versie-eigenaar de modulekeuze en rapportagebasis goedgekeurd?

Is elk datapunt B1-B11 beoordeeld als van toepassing, niet van toepassing, niet beschikbaar, geschat of vrijwillig?

Is elk datapunt C1-C9 alleen beoordeeld als de Uitgebreide module wordt gebruikt?

Heeft de organisatie gedocumenteerd waarom een datapunt niet van toepassing is in plaats van het alleen leeg te laten?

Heeft de organisatie de grens vastgesteld voor energie-, BKG-, water-, afval- en personeelsmetingen?

Zijn eenheden, perioden en definities consistent in het rapport en de antwoorden op de vragenlijst?

Heeft de organisatie gecontroleerd of de energie- en BKG-gegevens in B3 volledig zijn voor Scope 1 en locatiegebaseerde Scope 2?

Heeft zij vermeden om Scope 3 of klimaatdoelstellingen als verplicht te behandelen tenzij aan de relevante voorwaarden is voldaan?

Heeft zij gecontroleerd of de sectorblootstellingen onder C8 betrekking hebben op eigen activiteiten en niet alleen op bedrijfstakken van klanten?

Heeft zij vrijwillige informatie boven het plafond afzonderlijk van plafondinformatie gedocumenteerd?

Is de status van het datapunt in kaart gebracht tegen Annex II wanneer het verzoek betrekking heeft op het waardeketenplafond?

Heeft elk kwantitatief datapunt een met name genoemde gegevenseigenaar?

Heeft elke narratieve toelichting een verantwoordelijke inhoudseigenaar?

Ligt aan elk antwoord een brondocument, systeemuittreksel, berekeningsbestand of beleidsdocument ten grondslag?

Heeft de organisatie de voor schattingen gebruikte methodologie vastgelegd?

Heeft zij niet-beschikbare gegevens onderscheiden van geschatte gegevens?

Heeft zij vertrouwelijke informatie, bedrijfsgeheimen, persoonsgegevens of beveiligingsgevoelige informatie geïdentificeerd vóór vrijgave?

Zijn goedkeuringen voor beleid, toekomstige initiatieven, doelstellingen en openbare beweringen bewaard?

Zijn berekeningen waar praktisch haalbaar gecontroleerd door iemand anders dan de opsteller?

Is bewijs gelabeld met versie, periode en rapportagereferentie?

Heeft de organisatie een verbeterplan opgesteld voor de belangrijkste lacunes?

Heeft de organisatie besloten of zij een openbaar verslag, een beperkt wederpartijenpakket, een kredietverstrekkerspakket of alle drie moet opstellen?

Als het verslag openbaar is, heeft de organisatie dan de vertrouwelijkheid en consistentie met andere openbare claims beoordeeld?

Als het verslag beperkt toegankelijk is, is dan de toegangsroute en de toegestane doelgroep vastgelegd?

Herbruikt het wederpartijenpakket goedgekeurde antwoorden in plaats van deze voor elk verzoek opnieuw te formuleren?

Benadrukt het kredietverstrekkerspakket kredietrelevante informatie zonder de onderliggende feiten te wijzigen?

Zijn kruisverwijzingen naar andere documenten tegelijkertijd en vanuit dezelfde documentenset toegankelijk?

Is er een overzicht van de antwoordgeschiedenis waaruit blijkt wat aan wie en wanneer is verstrekt?

Zijn versienummers opgenomen op verslagen, bewijspakketten en exports van vragenlijsten?

Heeft de organisatie vermeden externe assurance, verificatie of certificering te claimen tenzij dat waar is?

Legt het verslag omissies en beperkingen uit zonder materiële onzekerheid te verbergen?

Heeft de financiële functie de consistentie van financiële gegevens, omzet, personeelsbestand en afbakening beoordeeld?

Heeft HR de gegevens over personeelsbestand, gezondheid en veiligheid, beloning en opleiding beoordeeld?

Heeft de operationele functie de gegevens over energie, emissies, water, afval en locaties beoordeeld?

Heeft de juridische functie of het management de kwesties rond vertrouwelijkheid, bedrijfsgeheimen en persoonsgegevens beoordeeld?

Heeft de verantwoordelijke voor governance de formuleringen over beleid, praktijken en toekomstige initiatieven goedgekeurd?

Heeft een goedkeuringsbevoegde voor vrijgave de definitieve versie goedgekeurd voordat deze extern werd gedeeld?

Heeft de organisatie eventuele vrijwillige verstrekking van informatie boven de limiet vastgelegd?

Heeft zij afgewezen, verduidelijkte of uitonderhandelde verzoeken gedocumenteerd?

Heeft zij de volgende rapportagecyclus en tussentijdse momenten voor het actualiseren van gegevens ingepland?

Heeft zij triggers voor updates geregistreerd, waaronder nieuwe wetgeving, nieuwe klantvereisten, materiële wijzigingen en correcties van gegevens?