Hebben mkb-ondernemingen software voor duurzaamheidsrapportage nodig, of volstaat Excel?

Figuur 1. Visueel element voor de implementatie, voorzien van huisstijl, voor Hebben mkb-ondernemingen software voor duurzaamheidsrapportage nodig, of volstaat Excel?.

Veel mkb-ondernemingen beginnen met vrijwillige duurzaamheidsrapportage omdat een klant, bank of investeerder om informatie vraagt, en niet omdat zij een volledige rapportageafdeling willen opbouwen. De intuïtie is daarom begrijpelijk: gebruik de hulpmiddelen die al beschikbaar zijn, meestal Excel, gedeelde mappen en Word.

Die aanpak kan werken. De EU Voluntary Standard is proportioneel en modulair. Het is geen standaard voor software-implementatie. De informatie moet echter nog steeds relevant, getrouw, vergelijkbaar, begrijpelijk en verifieerbaar zijn. Een spreadsheet waaruit niet blijkt waar een getal vandaan komt, wie het heeft goedgekeurd, welke versie is gepubliceerd of waarom een datapunt als niet van toepassing is aangemerkt, kan leiden tot herstelwerk en reputatierisico.

De beslissing gaat daarom niet over 'Excel versus software'. Het gaat erom of de organisatie een gecontroleerd rapportagesysteem heeft dat past bij haar omvang, gebruikers en risico.

Een bruikbaar rapportagesysteem heeft drie lagen. Ten eerste slaat de berekeningslaag gegevensvelden, formules, aannames en status op. Dit kan in het eerste jaar Excel zijn. Ten tweede slaat de bewijsmateriaal-laag energierekeningen, HR-gegevensuittreksels, beleidsdocumenten, goedkeuringen, methodologische toelichtingen en verklaringen voor schattingen of weglatingen op. Ten derde beheerst de vrijgavel laag wat openbaar wordt gedeeld, wat naar een bank wordt gestuurd, wat naar een klant wordt gestuurd en wat beperkt toegankelijk blijft.

Er doen zich problemen voor wanneer deze lagen worden samengevoegd in één spreadsheet. Het werkboek kan een getal, een conceptantwoord, een vertrouwelijke notitie en een niet-goedgekeurd antwoord aan een klant in aangrenzende cellen bevatten. Dat is eenvoudig op te bouwen en moeilijk te beheersen.

Een gespecialiseerd systeem wordt het overwegen waard wanneer de volgende aanleidingen zich beginnen voor te doen:

Meer dan drie functionele eigenaars bewerken de dataset regelmatig.

Dezelfde antwoorden worden hergebruikt voor banken, investeerders, klanten en aanbestedingen.

Voor verschillende entiteiten, locaties of dochterondernemingen zijn afzonderlijke afbakeningen en aggregaties nodig.

Er wordt herhaaldelijk om bewijsmateriaal gevraagd en de toegang moet per doelgroep worden beperkt.

De organisatie heeft een antwoordgeschiedenis nodig waaruit blijkt wat wanneer en aan wie is verzonden.

Versiebeheer faalt: oude bestanden blijven extern circuleren.

Het management wil dashboards, kwartaalupdates of vergelijkingen van jaar op jaar.

Dezelfde gegevens moeten het EU Voluntary Standard, ESRS-verzoeken, GRI, CDP of ratingvragenlijsten ondersteunen zonder de feiten te wijzigen.

De duidelijkste aanleiding voor aanschaf is geen rapportageambitie, maar falende beheersing. Wanneer mensen niet langer vertrouwen welk getal actueel is, welke bewering is goedgekeurd of welke klant welke versie heeft ontvangen, moet het systeem volwassener worden.

Of de organisatie nu Excel of software gebruikt, het minimale systeem moet het volgende omvatten:

Een stabiel datadictionary met definities, eenheden, afbakeningen en methodologie.

Een openbaarmakingsregister met B1-B11 en, waar gebruikt, C1-C9.

Een statusveld voor elk datapunt: van toepassing, niet van toepassing, niet beschikbaar, geschat, vrijwillig of weggelaten op basis van een goedgekeurde grondslag.

Een aangewezen eigenaar en beoordelaar voor elk datapunt.

Bewijs-ID's die elke metriek en narratieve bewering koppelen aan bronregistraties.

Een afzonderlijke vrijgavestatus: alleen intern, goedgekeurd voor kredietverstrekker, goedgekeurd voor klant, goedgekeurd voor openbaar rapport.

Een versieregister voor rapporten, exports van vragenlijsten en bewijspakketten.

Toegangscontroles voor persoonsgegevens, vertrouwelijke commerciële informatie en bedrijfsgeheimen.

Een wijzigingslogboek voor herformuleringen, methodologiewijzigingen en late correcties.

Een pragmatische werkmap voor het eerste jaar moet niet proberen bedrijfssoftware na te bootsen. Ze moet eenvoudig genoeg zijn voor niet-specialisten om te onderhouden en strikt genoeg om ongecontroleerde antwoorden te voorkomen.

Een fabrikant met 60 werknemers ontvangt jaarlijks één ESG-vragenlijst van een strategische klant en een afzonderlijk verzoek van zijn bank. In het eerste jaar gebruikt de fabrikant de Basismodule, legt hij facturen van nutsbedrijven, HR-gegevens en beleidsdocumenten vast in een beheerde map, en houdt hij één Excel-werkmap bij met bewijs-ID's en de goedkeuringsstatus. Dit is evenredig.

In het tweede jaar vragen drie klanten om enigszins verschillende versies, vraagt de bank om bijgewerkte informatie over klimaatrisico's, en begint het verkoopteam de antwoorden van vorig jaar opnieuw te gebruiken in aanbestedingen. De organisatie loopt nu versierisico en vrijgaverisico. Zij heeft niet per se een groot platform nodig, maar wel ten minste een beheerd responslogboek, rolgebaseerde toegang tot bewijs en een formele vrijgaveworkflow.