B1 en B2 uitgelegd: ondernemingsprofiel, praktijken, beleidslijnen en toekomstige initiatieven

Hoe rapporteert u de onderneming nauwkeurig - van juridisch profiel tot volwassenheid op het gebied van duurzaamheid

━━━━━━

B1 en B2 staan naast elkaar omdat ze twee fundamentele vragen beantwoorden. B1 vertelt de lezer welke onderneming of groep rapporteert, welke module zij heeft geselecteerd en welke juridische, financiële, personeels- en locatiegegevens het verslag bepalen. B2 vertelt de lezer wat de onderneming daadwerkelijk doet, bestuurt en plant met betrekking tot duurzaamheidskwesties.

Het risico bestaat dat rapportageteams beide toelichtingen omvormen tot één gepolijst ‘over ons’-verhaal. Dat verzwakt de traceerbaarheid. Gegevensvelden voor het ondernemingsprofiel vereisen gecontroleerde stamgegevens; claims over duurzaamheidvolwassenheid vereisen goedgekeurde documenten en operationeel bewijsmateriaal. De twee informatiestromen mogen elkaar pas ontmoeten nadat elk ervan de eigen beoordeling heeft doorstaan.

Paragraaf 27 vereist dat de onderneming Optie A (alleen Basismodule) of Optie B (Basis- plus Uitgebreide module) identificeert en een expliciete verklaring van naleving van de geselecteerde optie aflegt. Die verklaring is geen decoratief label: deze zou moeten overeenkomen met de daadwerkelijk opgestelde toelichtingen, met inbegrip van items “indien van toepassing” en eventuele weglatingen die op grond van paragraaf 22 zijn toegestaan en geïdentificeerd.

B1 vermeldt ook of het verslag individueel of geconsolideerd is. Een geconsolideerd verslag vermeldt de dochterondernemingen en de geregistreerde adressen die zijn opgenomen. Het rapportageteam zou de lijst van entiteiten daarom moeten vaststellen voordat het metrieken verzamelt. Anders kan de omzet betrekking hebben op één afbakening, personeelsgegevens op een andere en locatiegegevens op een derde.

B1 vereist vervolgens een compact profiel: rechtsvorm; NACE-sectorclassificatiecode of -codes; totale activa; omzet; aantal werknemers uitgedrukt in hoofden of fulltime-equivalenten; land van de primaire activiteiten en locatie van significante activa; en geolocatie van locaties die eigendom zijn, worden geleased of worden beheerd. Elk veld heeft een natuurlijk bronsysteem. Het opnieuw invoeren van deze waarden in een duurzaamheidsdocument zonder aansluiting te maken, veroorzaakt vermijdbare inconsistenties met financiële overzichten, registers, websites en klantportalen.

NACE is de statistische classificatie van economische activiteiten van de EU. Eurostat vermeldt dat NACE Rev. 2.1 vanaf 2025 wordt gebruikt voor Europese statistieken, met een geleidelijke invoering in de verschillende statistische domeinen. Voor B1 moet het rapportageteam bevestigen welke codeset relevant is voor de indienings- en verslaggevingscontext, in plaats van te gissen op basis van de naam van de onderneming of een door een klant aangeleverde code over te nemen.

Begin met de activiteiten die omzet genereren of belangrijke activiteiten vertegenwoordigen, en niet alleen met het geregistreerde statutaire doel.

Gebruik meer dan één code wanneer gediversifieerde activiteiten dit daadwerkelijk vereisen, maar vermijd een ongecontroleerde lijst van elke ondergeschikte activiteit.

Leg de classificatieversie, de geselecteerde code, de beschrijving, de onderbouwing, de verantwoordelijke en de goedkeuringsdatum vast.

Beoordeel dit opnieuw na overnames, desinvesteringen, belangrijke productwijzigingen of juridische herstructurering.

De onderneming mag het aantal werknemers in headcount of FTE rapporteren in B1. Welke basis ook wordt gekozen, deze moet worden gedefinieerd en consistent met de personeelsinformatie worden gebruikt. Headcount geeft aan hoeveel werknemers in dienst zijn; FTE drukt hun arbeidstijd uit als voltijdse posities. Een rapportageteam moet niet tussen beide wisselen omdat de ene methode een aantrekkelijker cijfer oplevert.

Het locatieregister moet meer zijn dan een lijst met postadressen. Het moet elke locatie identificeren, de entiteit die ervoor verantwoordelijk is, of de locatie eigendom is, wordt gehuurd of wordt beheerd, de activiteit, de operationele status, de status met betrekking tot de rapportagegrens en de coördinaten vastleggen. Dit register wordt de ruggengraat voor latere informatieverschaffing over biodiversiteit, water, vervuiling, energie en afval in de Basismodule.

Als de onderneming een duurzaamheidsgerelateerde certificering of een duurzaamheidslabel heeft verkregen, vereist B1 een korte beschrijving, met inbegrip van de uitgever, datum en, waar relevant, rating of score. De meest voorkomende rapportagefout is het presenteren van een certificaat op locatieniveau als een groepsbrede certificering, of het weglaten dat het certificaat is verlopen, in afwachting is van vernieuwing of alleen betrekking heeft op een managementsysteem in plaats van op de duurzaamheidsprestaties die elders worden beschreven.

Leg de naam van het certificaat of label, de uitgever, de versie van de regeling, de houder, de gecertificeerde locatie/entiteit, de reikwijdte, de uitgiftedatum, de vervaldatum en de huidige status vast.

Maak onderscheid tussen certificering, rating, score, label, lidmaatschap en zelfverklaring.

Wek niet de indruk dat certificering elk datapunt in het duurzaamheidsrapport waarborgt.

Neem alleen een link naar het openbare certificaat op wanneer de link stabiel is en de reikwijdte duidelijk is.

Figuur 1. B1 stelt de rapportagebasis vast; B2 vermeldt de door bewijs ondersteunde volwassenheid; C2 voegt een beschrijving toe onder Optie B.

Paragraaf 29 is van toepassing wanneer de onderneming specifieke praktijken, beleidslijnen of toekomstige initiatieven heeft ingevoerd voor de transitie naar een duurzamere economie. Vervolgens wordt vermeld of zij praktijken en duurzaamheidsbeleidslijnen heeft en of deze openbaar beschikbaar zijn, of zij toekomstige initiatieven of toekomstgerichte plannen heeft die worden uitgevoerd, en welke doelstellingen worden gebruikt om de uitvoering van beleidslijnen te monitoren. Paragraaf 30 presenteert deze elementen als acties om negatieve impacts te verminderen en positieve impacts op mensen en het milieu te versterken.

De veiligste manier om B2 voor te bereiden is het opstellen van een inventaris van mogelijke elementen en elk element in te delen aan de hand van de gedefinieerde termen. De definities van de standaard creëren betekenisvolle grenzen tussen de labels.

Een onderneming kan een oprechte ambitie hebben voordat zij een doelstelling heeft. “We zijn van plan afval te verminderen” geeft bijvoorbeeld richting aan, maar vermeldt niet met hoeveel, tegen wanneer, voor welke activiteiten of ten opzichte van welk uitgangspunt. B2 verplicht de onderneming niet om die ambitie tot een doelstelling te ontwikkelen. Een transparante verklaring over de volwassenheid is nuttiger dan een verzonnen meetwaarde.

Figuur 2. Bewijstoetsen maken onderscheid tussen een praktijk, beleid, toekomstig initiatief en doelstelling.

Als de onderneming Optie B gebruikt, vereist alinea 31 dat zij B2 aanvult met C2. C2 beschrijft kort de reeds geïdentificeerde praktijken, beleidsmaatregelen en toekomstige initiatieven; vermeldt wanneer deze betrekking hebben op leveranciers of klanten; beschrijft kort de geïdentificeerde doelstellingen voor het monitoren van beleidsmaatregelen; en staat openbaarmaking toe van de persoon of het orgaan dat op het hoogste niveau verantwoordelijk is, wanneer deze is vastgesteld.

Het rapportageteam beschouwt de activiteiten op het gebied van operationele energie en veiligheid als praktijken. Het beschrijft de verklaring van twee pagina's niet als volledig uitgewerkt managementbeleid totdat eigenaarschap, reikwijdte, doelstellingen en implementatie zijn verduidelijkt. De verklaring voor 2030 wordt gepresenteerd als een ambitie, niet als een doelstelling. De installatie van de watermeters wordt pas als een toekomstige initiatief beschreven nadat de inkoop is goedgekeurd en de installatie is begonnen.

De onderneming corrigeert ook haar B1-locatieregister: de tweede productielocatie ontbrak omdat de vastgoeddatabase alleen locaties in eigendom registreerde. Beide gehuurde locaties worden toegevoegd met coördinaten, en het certificatieregister maakt duidelijk dat ISO 14001 alleen betrekking heeft op de eerste locatie.

Waarom dit werkt: de formulering maakt onderscheid tussen de rapportagebasis, praktijken, een initiatief dat wordt geïmplementeerd, het ontbreken van goedgekeurde doelstellingen en de beperkte reikwijdte van de certificering. Tot het bewijs zouden de modulechecklist, het locatieregister, praktijkregistraties, het goedgekeurde meetplan, het beleidsbeoordelingsverslag en het certificaat behoren.

1. De website gebruiken als bron voor juridische en financiële profielgegevens. Openbare pagina’s kunnen verouderd of vereenvoudigd zijn. Stem ze af op juridische, financiële en HR-gegevens.

2. Individuele en geconsolideerde velden mengen. Een omzetcijfer voor de groep in combinatie met werknemers die alleen de moedermaatschappij betreffen, leidt tot een incoherent profiel. Leg eerst de afbakening vast.

3. Elke ESG-activiteit als beleid behandelen. Classificeer operationele initiatieven als praktijken, tenzij aan de toets voor beleidsbewijs is voldaan.

4. Intenties rapporteren als initiatieven die worden uitgevoerd. Vereis goedkeuring en bewijs dat de acties zijn begonnen.

5. Een ambitie een doelstelling noemen. Vereis een meetbare uitkomst en tijdsgrens, plus een gecontroleerde reikwijdte en monitoring.

6. De reikwijdte en vervaldatum van certificaten negeren. Houd een certificatenregister bij en beoordeel de status op de rapportagedatum.

7. Alleen milieukundig “belangrijke” locaties geolokaliseren. Begin met de volledige populatie van B1-locaties en documenteer elk oordeel over de presentatie.

Er wordt geen duurzaamheidsbeleid verondersteld. B2 vermeldt of specifieke praktijken, beleidsmaatregelen, toekomstige initiatieven en doelstellingen aanwezig zijn, en een onderneming kan rapporteren dat er nog geen daarvan is ingevoerd wanneer dat het feit is.

Rapporteer de NACE-code of -codes die de feitelijke omzetgenererende of significante activiteiten van de onderneming beschrijven, met gebruik van de classificatieversie die relevant is voor de indienings- en rapportagecontext. Voor daadwerkelijk gediversifieerde activiteiten kan meer dan één code worden gebruikt; de geselecteerde code, beschrijving, onderbouwing, eigenaar en goedkeuringsdatum worden bewaard.

Begin met alle locaties die eigendom zijn van, gehuurd worden door of beheerd worden binnen de rapportagegrens, met inbegrip van kantoren; alleen milieubelangrijke locaties geolokaliseren wordt als een fout aangemerkt. Het beheerde locatieregister moet elke locatie, verantwoordelijke entiteit, activiteit, operationele status, status met betrekking tot de grens en coördinaten identificeren, waarbij elk presentatieoordeel wordt gedocumenteerd.