Ontbrekende gegevens en schattingen onder de EU-vrijwillige standaard: wat is toegestaan?

Een praktische gids voor schattingen, niet-beschikbare informatie, voorwaarden voor niet van toepassing, vrijwillige niet-selectie, toegestane weglating, verbeterplannen en interne beoordeling.

Een mkb-onderneming begint zelden met perfecte duurzaamheidsgegevens. Nutsfacturen kunnen kalendermaanden volgen in plaats van het boekjaar, een verhuurder verstrekt mogelijk geen uitsplitsing van hernieuwbare energie, een dochteronderneming registreert trainingsuren mogelijk niet consistent en voor emissies zijn vaak conversiefactoren nodig in plaats van directe meting. De technische vraag is niet eenvoudigweg of een cel leeg is. Het gaat erom wat de geselecteerde Standaard voor die specifieke alinea of dat subpunt vereist, of de informatie getrouw kan worden geschat en wat de daaruit voortvloeiende status betekent voor de B1-nalevingsverklaring.

De Standaard bevat verschillende categorieën datapunten: essentiële datapunten, informatie die alleen in bepaalde omstandigheden vereist is, vrijwillige datapunten, sectorspecifieke overwegingen en items die vrijwillig zijn voor ondernemingen met 10 werknemers of minder. Ook staat de Standaard weglating toe van nauw omschreven beschermde informatie op grond van alinea 22. Deze categorieën vormen legitieme redenen waarom informatie mogelijk niet wordt gerapporteerd. Algemene operationele onbeschikbaarheid is op zichzelf niet een van deze categorieën.

Figuur 1. De status die aan een moeilijk datapunt wordt toegekend, verandert de rapportage-, bewijs- en nalevingsgevolgen.

Broeikasgasemissies worden uitdrukkelijk geschat

In alinea 33 van B3 wordt van de onderneming vereist - tenzij het datapunt vrijwillig is omdat zij 10 werknemers of minder heeft - dat zij haar geschatte absolute bruto Scope 1- en locatiegebaseerde Scope 2-broeikasgasemissies openbaar maakt. Deze formulering erkent dat emissies doorgaans worden berekend aan de hand van activiteitsgegevens, emissiefactoren en aannames, en niet rechtstreeks op het punt van uitstoot worden gemeten. De schatting moet nog steeds voldoen aan de kwaliteitskenmerken in alinea 11: relevant, getrouw, vergelijkbaar, begrijpelijk en verifieerbaar.

Sommige uitsplitsingen zijn alleen vereist wanneer noodzakelijke informatie kan worden verkregen

Alinea 32 van B3 maakt onderscheid tussen het totale energieverbruik en de gedetailleerde uitsplitsing daarvan. Voor ondernemingen met meer dan 10 werknemers is het totale energieverbruik in MWh een essentieel datapunt. De uitsplitsing naar hernieuwbaar/niet-hernieuwbaar en elektriciteit/brandstoffen is alleen vereist als de onderneming de noodzakelijke informatie kan verkrijgen. Als informatie van leveranciers of verhuurders daadwerkelijk niet kan worden verkregen, kan de voorwaardelijke uitsplitsing ongerapporteerd blijven terwijl het totaal nog steeds wordt gerapporteerd. Het bewijsregister moet het informatieverzoek, het resultaat en de conclusie op alineaniveau tonen; het totaal mag niet leeg worden gelaten enkel omdat de uitsplitsing moeilijk is.

De praktische guidance van EFRAG bevat voorbeelden van schattingen - maar gebruik de juiste editie

Artikel 2(2) van de gedelegeerde handeling staat ondernemingen die de Voluntary Standard toepassen toe om praktische guidance van EFRAG te gebruiken. De praktische guidance die op het afsluitmoment van de bron momenteel beschikbaar was, is opgesteld voor de VSME-aanbeveling van 2025 en bevat voorbeelden zoals het schatten van wateronttrekking aan de hand van gebouwfacturen, bezettingsgraad en gegevens over voorzieningen, en het schatten van gewerkte uren bij de berekening van een ongevallenpercentage. Deze voorbeelden vormen nuttig bewijs dat proportionele schatting een aanvaarde implementatietechniek kan zijn. De guidance dateert echter van vóór de definitieve tekst van 2026 en moet worden gecontroleerd op verenigbaarheid met de huidige alinea, definitie en geselecteerde optie voordat zij als gezaghebbend voor een rapport over 2026 wordt behandeld.

Bevoegdheid en doel. Identificeer de toelichting, waarom schatting passend is en welke officiële methodologie of praktische richtsnoeren zijn gebruikt.

Afbakening. Definieer de entiteiten, locaties, activiteiten, werknemerspopulatie en verslagperiode die door de schatting worden vertegenwoordigd.

Invoer. Leg de gebruikte primaire en secundaire gegevens vast, met inbegrip van extractiedata, eenheden en bronkwaliteit.

Methode. Bewaar de formule, het model, de verdeelsleutel, de emissiefactor of proxy en de versie daarvan.

Aannames en onzekerheid. Licht significante aannames, ontbrekende populaties, gevoeligheid en bekende vertekening toe.

Beoordeling. Bereken opnieuw, vergelijk met voorgaande perioden of financiële gegevens, onderzoek uitschieters en keur de resterende onzekerheid goed.

Toelichting en verbetering. Beschrijf de methode en beperkingen proportioneel en stel een plan op om de gegevens te verbeteren wanneer dit voor gebruikers van belang zou zijn.

Het woord niet beschikbaar is nuttig in een intern register van lacunes, maar het is geen algemene reden om een essentieel en toepasselijk datapunt weg te laten uit een rapport dat beweert te voldoen aan een geselecteerde module. B1 vereist dat de onderneming Optie A of Optie B selecteert en een expliciete conformiteitsverklaring aflegt. Aan een module moet in zijn geheel worden voldaan, met inachtneming van het beginsel ‘indien van toepassing’ en de andere expliciet vermelde categorieën van de Standard.

Vóór publicatie moet de onderneming daarom beslissen of zij de lacune kan oplossen, een onderbouwde schatting kan gebruiken, een echte niet-van-toepassing-zijnde situatie kan documenteren, zich kan beroepen op een expliciete vrijwillige categorie, paragraaf 22 kan toepassen, of de rapportageoptie en de claim kan wijzigen. Een onderneming die de Comprehensive Module bijvoorbeeld niet kan voltooien, mag geen aanspraak maken op Optie B. Zij mag Optie A selecteren zodra de Basic Module volledig is en op grond van paragraaf 25 geselecteerde toelichtingen uit de Comprehensive Module toevoegen zonder het rapport te beschrijven als een volledig Optie B-rapport. Dezelfde oplossing is niet beschikbaar voor een onopgelost essentieel datapunt uit de Basic Module.

Bevestig de reikwijdte. Maakt de alinea of het subpunt deel uit van Optie A, Optie B, een geselecteerde aanvullende informatieverschaffing of een afzonderlijk klantverzoek?

Identificeer de categorie. Is het essentieel, voorwaardelijk, expliciet vrijwillig, sectorspecifiek of vrijwillig voor een onderneming met 10 werknemers of minder?

Toets de toepasselijkheid. Is de exacte voorwaarde in de informatieverschaffing van toepassing op de feiten van de onderneming?

Toets de schatting. Kan een methode informatie opleveren die getrouw en verifieerbaar is, en is de methode consistent met de informatieverschaffing en de actuele richtsnoeren?

Toets paragraaf 22. Voldoet de informatie aan een van de gronden voor beschermde informatie, en kunnen de vereiste B1-identificatie en jaarlijkse herbeoordeling worden uitgevoerd?

Beoordeel de claim. Als het item niet beschikbaar blijft, wat betekent dat dan voor de geselecteerde module en eventuele formulering over naleving?

Herstel. Leg de eigenaar, actie, middelen, streefdatum, tussentijdse beheersingsmaatregel en het goedkeuringsbesluit vast.

Figuur 2. Toets de reikwijdte, voorwaarden, schatting en paragraaf 22 voordat een ontbrekend datapunt als iets anders dan een tekortkoming wordt behandeld.

Context. Northbridge Components is een hypothetische fabrikant met 68 werknemers en drie locaties. De onderneming is van plan een rapport volgens Option A te publiceren. Gegevens over elektriciteit en brandstof zijn beschikbaar, maar de elektriciteitsfactuur van december voor één locatie is vertraagd, de verhuurder kan geen uitsplitsing van hernieuwbare energie verstrekken en één dochteronderneming heeft onvolledige opleidingsgegevens.

Besluit. Het rapportageteam schat het vertraagde elektriciteitsverbruik op basis van de voorafgaande maand, aangepast voor productie-uren, en vervangt deze schatting door de factuur in de beoordeling na afsluiting. Het gebruikt de geschatte energie-input in de B3-berekening van broeikasgasemissies en maakt de methode en de omvang van de schatting bekend. Het rapporteert de totale energie, maar niet de voorwaardelijke uitsplitsing tussen hernieuwbare en niet-hernieuwbare energie, en bewaart bewijs dat de noodzakelijke informatie bij de verhuurder is opgevraagd maar niet is verkregen.

Tekort aan opleidingsuren. B10(d) is een essentieel Basic-datapunt voor deze onderneming. Het team kan de ontbrekende gegevens van de dochteronderneming niet classificeren als niet van toepassing. Het management stelt de definitieve nalevingsverklaring uit, reconstrueert de gegevens aan de hand van loonadministratie, cursusfacturen en aanwezigheidslijsten en voert een centraal opleidingsregister in. Als het niet in staat was gebleven een getrouw en verifieerbaar cijfer te produceren, had het zonder een nalevingsclaim volgens Option A moeten publiceren of de publicatie moeten uitstellen, in plaats van het tekort verkeerd te classificeren.

Bewaard bewijs. Bronbestanden van nutsbedrijven, werkdocument voor de schatting, factortabel, verzoek aan de verhuurder, afstemming van de afbakening, reconstructie van opleidingsgegevens, opmerkingen van de beoordelaar, goedkeuring door het management en de definitieve versie van de dataset.

Een geloofwaardig verbeteringsplan is meer dan een belofte om “volgend jaar betere gegevens te verzamelen”. Het moet de oorzaak aanpakken en een toetsbare beheersingsmaatregel creëren. Het plan is een intern governancedocument en, wanneer het tekort materieel is voor gebruikers, kunnen de belangrijkste onderdelen ervan ook in de rapportage worden toegelicht.

De Vrijwillige standaard is proportioneel, maar proportioneel betekent niet dat elke ontbrekende waarde kan worden weggewuifd. Een verdedigbaar rapportageproces maakt de status van elk datapunt expliciet. Schattingen zijn gecontroleerde gerapporteerde informatie; conclusies dat iets niet van toepassing is, vloeien voort uit vermelde voorwaarden; vrijwillige niet-selectie vloeit voort uit de opzet van de Standaard; weglatingen op grond van paragraaf 22 beschermen gedefinieerde informatie; en werkelijke onbeschikbaarheid blijft een lacune. De organisatie beschermt haar geloofwaardigheid door het verschil te documenteren, materiële beperkingen openbaar te maken en de B1-claim af te stemmen op wat daadwerkelijk is voltooid.