Veelvoorkomende fouten bij de EU-vrijwillige standaard: begrenzing van de waardeketen, modules, ontbrekende gegevens en claims

Figuur 1. Visueel element met merkuitvoering voor Veelvoorkomende fouten bij de EU-vrijwillige standaard: begrenzing van de waardeketen, modules, ontbrekende gegevens en claims.

De EU-vrijwillige standaard is bewust proportioneel, maar proportioneel betekent niet informeel. Teams onderschatten de standaard vaak omdat deze vrijwillig is en overschatten haar omdat zij in hetzelfde beleidsstelsel dicht bij ESRS en CSRD staat. Beide reacties brengen risico's met zich mee.

De standaard bevat modules, categorieën datapuntgegevens, een indien-van-toepassing-principe, bepalingen inzake vertrouwelijkheid, een keuze voor publicatie en een begrenzing van de waardeketen die beperkt is tot Annex II. Fouten ontstaan wanneer die beheersingsmaatregelen niet worden omgezet in een werkende dataset en een responsproces.

Een veelvoorkomende fout is te zeggen dat een klant die onder CSRD rapporteert nooit iets buiten de volledige vrijwillige standaard mag vragen, of dat een beschermde onderneming altijd alles in Annex I moet verstrekken. Beide zijn te simplistisch.

De begrenzing wordt voor de relevante doeleinden van duurzaamheidsrapportage onder de Richtlijn jaarrekening bepaald door Annex II. Verzoekers moeten ook een noodzakelijkheidstoets toepassen: zij moeten niet om alle informatie binnen de begrenzing vragen als zij niet alles daarvan nodig hebben. Verzoeken voor andere wettelijke doeleinden of vrijwillige commerciële uitwisseling vereisen afzonderlijke analyse en documentatie.

B1 vereist dat de onderneming bekendmaakt welke rapportageoptie zij heeft geselecteerd: Optie A, alleen de Basismodule, of Optie B, de Basis- plus Uitgebreide module. Een veelvoorkomend probleem in het eerste jaar is dat een rapport over de Basismodule wordt opgesteld, vrijwillig enkele datapunten uit de Uitgebreide module worden beantwoord en vervolgens de volledige output wordt beschreven alsof Optie B is toegepast.

De oplossing is eenvoudig: houd de nalevingsverklaring precies. Als de onderneming de Basismodule toepast en vrijwillig geselecteerde aanvullende informatie verstrekt, vermeld dat dan. Doe geen gemengde bewering.

Niet van toepassing betekent dat niet aan de voorwaarde voor het datapunt wordt voldaan. Het betekent niet dat de gegevenseigenaar niet heeft gereageerd, dat het systeem de informatie niet kan exporteren of dat de onderneming de berekening nog niet heeft ontwikkeld.

De standaard vraagt op een manier naar praktijken, beleidslijnen en toekomstige initiatieven die ruimte biedt aan verschillende volwassenheidsniveaus. Teams zetten informele praktijken soms om in uitgewerkte beleidslijnen die nooit zijn goedgekeurd, of beschrijven ambities alsof het goedgekeurde initiatieven zijn.

Een sterkere aanpak is om onderscheid te maken tussen: huidige praktijken, goedgekeurde beleidslijnen, toekomstige initiatieven en intenties van het management. Een bescheiden maar nauwkeurige verklaring is beter dan een opgeblazen governanceclaim.

Voor emissies verwijst de standaard naar geschatte absolute bruto-BKG-emissies, met inbegrip van Scope 1 en locatiegebaseerde Scope 2. Bruto-emissies dienen niet te worden verminderd met compensaties of certificaten om het cijfer er eenvoudigweg beter uit te laten zien. Contractuele instrumenten of hernieuwbare certificaten kunnen nuttige informatie zijn, maar mogen de vereiste brutomaatstaf niet verhullen.

De controlemaatregel bestaat erin de emissieberekening, het bewijs van het contractuele instrument en elke vrijwillige klimaatclaim in afzonderlijke velden te houden.

Veelvoorkomende zwakke claims zijn onder meer 'we zetten ons in voor duurzaamheid', 'we hebben robuuste beheersmaatregelen', 'onze leveranciers volgen mensenrechtenbeginselen' of 'we hebben geen incidenten' zonder onderbouwing, afbakening of toetsing. Bewijs is niet alleen voor auditors. Het helpt de onderneming herhaald herstelwerk en inconsistente antwoorden te voorkomen.

De standaard staat de onderneming toe te beslissen of zij het verslag openbaar maakt. Dat betekent niet dat elk stuk bewijsmateriaal openbaar moet zijn. Een sterk rapportagesysteem scheidt de openbare of gedeelde verklaring van beperkte ondersteunende vastleggingen.

Dit onderscheid is van belang voor persoonsgegevens, klachten, bedrijfsgeheimen, operationele informatie op siteniveau, commerciële relaties en methodologiebestanden. Het verslag kan beheerst en nuttig zijn zonder de volledige bewijsmateriaalmap openbaar te maken.

De praktische oplossing voor de meeste fouten is een statusregister voor datapunten. Leg voor elk datapunt vast: module, paragraaf of informatieverschaffing, status volgens Annex II, toepasselijkheid, eigenaar, gegevensbron, bewijs-ID, vertrouwelijkheidsstatus, beoordelingsstatus, vrijgavestatus en reactieverleden.

Dit register voorkomt dat een datapunt zonder goedkeuring verschuift van ontbrekend naar niet van toepassing, van vrijwillig naar essentieel of van intern naar openbaar.

Zwakke formulering: 'Wij voldoen aan de volledige vrijwillige EU-standaard en verstrekken klanten alle vereiste ESG-informatie.'

Sterkere formulering: 'Voor de rapportageperiode 2026 heeft de onderneming een vrijwillig duurzaamheidsverslag opgesteld waarbij uitsluitend Optie A - Basismodule is gebruikt. Geselecteerde aanvullende informatie die door kredietverstrekkers is gevraagd, wordt verstrekt in een afzonderlijk pakket voor kredietverstrekkers en maakt geen deel uit van de conformiteitsverklaring voor Optie A. Datapunten die als niet beschikbaar of geschat zijn aangemerkt, worden geïdentificeerd in het bewijsmateriaalregister en het verbeteringsplan.'

De sterkere versie is niet om zichzelf langer. Zij scheidt optie, doel, vrijwillige informatie, beperkingen en bewijsmateriaal van elkaar.